Formatowanie warunkowe w Excelu

Formatowanie warunkowe jest narzędziem służącym do formatowania w określony sposób komórek spełniających określone kryteria. Formatowanie takie jest dynamiczne, co oznacza, że w momencie gdy któraś komórka przestanie spełniać żądane kryteria, to przestanie być formatowana. I odwrotnie: jeżeli w zakresie, w którym zdefiniowane jest formatowanie warunkowe pojawi się nowa komórka spełniająca kryteria, to zostanie ona w odpowiedni sposób automatycznie sformatowana. Zapraszamy na szkolenie Excel dla zaawansowanych, które przybliży wam zagadnienie formatowania warunkowego w Excelu:

Narzędzie formatowania warunkowego znajdziemy na wstążce w zakładce „Narzędzia główne”.

Na początek zobaczmy jak użyć formatowania warunkowego do wyróżnienia komórek, w których wartość jest większa niż 60. Poniższy rysunek przedstawia dane, co do których chcemy takie formatowanie zastosować.

Pierwszym krokiem jest zaznaczenie danych, wśród których chcemy szukać formatować liczby większe niż 60. Następnie ze wstążki wybieramy „Formatowanie warunkowe” → „Reguły wyróżniania komórek” → „Większe niż”. Dostaniemy okienko, w którym podajemy od jakiej wartości mają być większe wartości w komórkach, które będziemy formatować (w naszym przypadku: 60). Z prawej strony okienka natomiast mamy możliwość wyboru stylu formatowania komórek spełniających nasze kryteria. Możemy wybrać jeden z gotowych stylów lub wybrać opcję „Format niestandardowy”.

Po kliknięciu tej opcji możemy wybrać np. niebieski kolor czcionki.

Po zatwierdzeniu w oknach formatowania komórek i definiowania reguły zobaczymy w arkuszu, że rzeczywiście wszystkie liczby większe od 60 są zapisane niebieskim kolorem czcionki. Po dokonaniu zmian wartości zobaczymy, że formatowanie warunkowe zmienia się dynamicznie.

Analogicznie możemy tworzyć reguły wyróżniania komórek dla innych kryteriów, wybierając odpowiednią opcję z menu formatowania warunkowego.

Może się też zdarzyć, że chcemy sformatować 15 najwyższych wartości spośród liczb wpisanych w arkuszu. Do tego wykorzystamy właśnie reguły pierwszych/ostatnich. Po zaznaczeniu danych wybieramy na wstążce „Formatowanie warunkowe” → „Reguły pierwszych/ostatnich” → „10 pierwszych elementów”.

Dostaniemy podobne okienko, jak w poprzednim przykładzie. Tym razem jednak wybieramy ile pierwszych elementów chcemy wyróżnić (w naszym przykładzie 15) i ponownie wybieramy styl formatowania. Tym razem możemy wybrać np. niebieskie cieniowanie komórek.

Po zatwierdzeniu dostaniemy w arkuszu wyróżnione 15 komórek z najwyższą wartością. Oczywiście takie formatowanie też jest dynamiczne i zmienianie wartości w komórkach spowoduje zmianę formatowania (o ile w zmienianych komórkach pojawi się lub przestanie się pojawiać jedna z 15 najwyższych wartości).

Analogicznie możemy wykorzystywać inne reguły pierwszych/ostatnich:

Do formatowania warunkowego możemy też wykorzystać paski danych. Będą nam pokazywać jak wartość w danej komórce kształtuje się w odniesieniu do pozostałych wartości. Innymi słowy, dzięki paskom danych możemy porównywać wartości w danych komórkach. Komórka z najwyższą wartością otrzymuje najwyższy pasek, komórki z wartościami mniejszymi – odpowiednio krótsze paski.

Wykorzystamy paski danych do sformatowania danych dotyczących liczby ludności mieszkającej na każdym kontynencie.

Zaczynamy jak poprzednio od zaznaczenia danych i wybrania na wstążce „Formatowanie warunkowe” → „Paski danych”.

Wybieramy teraz styl pasków. Po kliknięciu na wybrany powinniśmy otrzymać taki widok:

Podobnie jak paski danych działają reguły skali kolorów. Tym razem jednak komórki będą otrzymywać odpowiednie cieniowanie uzależnione od wartości w tych komórkach.

Po zaznaczeniu danych i wybraniu na wstążce „Formatowanie warunkowe” → „Skale kolorów” otrzymamy możliwość wyboru różnych stylów dla skali kolorów.

Możemy też wybrać z dolnej części okienka opcję „Więcej reguł” i samodzielnie ustawić kolory dla wartości najmniejszej i największej.

Analogicznie jak skala kolorów działa formatowanie warunkowe za pomocą zestawu ikon. Tym razem jednak zamiast cieniowania w odpowiednim kolorze w komórkach pojawią się konkretne ikony.

Możemy wybrać jeden z gotowych zestawów lub wybrać opcję „Więcej reguł” i samodzielnie ustawić ikony dla odpowiednich wartości w komórkach.

Jeżeli mamy stworzoną dowolną regułę formatowania warunkowego i chcemy ją zlikwidować, to korzystamy z opcji „Wyczyść reguły” dostępnej po kliknięciu „Formatowanie warunkowe”. Mamy wtedy możliwość usunięcia formatowania z zaznaczonego zakresu, z całego arkusza, z bieżącej tabeli lub z bieżącej tabeli przestawnej.

Edytowanie istniejącej reguły

Jeżeli chcemy edytować istniejącą regułę formatowania warunkowego, to wybieramy „Formatowanie warunkowe” → „Zarządzaj regułami”.

Dostaniemy okno, w którym wybieram w górnej części, aby pojawiały się wszystkie reguły stworzone w danym arkuszu.

Teraz wystarczy kliknąć na jedną z reguł i wybrać opcję „Edytuj regułę”.

Inne możliwości

Oczywiście Excel umożliwia też tworzenie własnych reguł formatowania warunkowego lub formatowanie nie tylko konkretnych wartości, ale np. całych wierszy, w których znajdzie się komórka spełniająca określone kryterium. O tym wszystkim będziesz mógł przeczytać w artykule Szkolenie dla zaawansowanych: „Zaawansowane formatowanie warunkowe” już niedługo.