Optymalizacja papieru w firmie. Czyli jak drukować z głową!

Małe bazy danych łatwo wydrukować w Excelu. Z tymi dużymi też można sobie poradzić i nie jest, to takie trudne, jak nam się wydaje. Jednym ze sposobów wydruku w Excelu, jest zmiana widoku. Standardowo każdy pracuje w Excelu na widoku Normalny. Można to sprawdzić albo na karcie Widok, albo na dole w pasku stanu.

Gdy chcielibyśmy rozpocząć drukowanie, najłatwiej zmienić widok ten na podgląd podziału stron. Karta Widok – Podgląd podziału stron lub na pasku stanu (trzecia ikona).

Dzięki temu dostaniemy dokładny widok układu druku z podziałem na strony. I tak na przykład baza, która zawiera 11 kolumn i 109 nadpisanych wierszy, zostałaby wydrukowana na 6 stronach A4.

Niebieskie linie przerywane mówią nam o kolejnych stronach, natomiast ciągłe linie o końcu wydruku.

Liniami tymi możemy, swobodnie kierować poprzez przesuwanie ich, wystarczy najechać na linie.

Gdy jest konieczność zmiany układu stron na wydruku, z pomocą przychodzi nam karta Układ strony, na której znajduje się szereg możliwości.

Jedną z najczęściej wybieranych opcji jest Orientacja dokumenty. Tu możemy wybrać Pionowa lub Pozioma w zależności od naszych potrzeb.

Kolejną ciekawą, chyba najciekawszą opcją na ten karcie są Tytuły wydruku.

Po jej wybraniu dostajemy szczegółowe okienko Ustawienia strony i tak naprawdę z niego sterujemy już dalszym wydrukiem.

W polu Obszar wydruku podajemy wszystkie komórki, które mają znaleźć się na druku.

Pole U góry powtarzaj wiersze, służy do podania wiersza, który na każdej nowej stronie ma rozpoczynać druk.

Z lewej powtarzaj kolumny, jest to pole przeznaczone, aby podać kolumny, które mają, powtarzać się na każdej nowej stronie druku.

Podanie tych parametrów spowoduje, że będą one powtarzane na każdej nowej stronie druku, lecz nie powtórzą się w samej bazie.

Pole Nagłówek/stopka przeznaczone jest do umieszczania danych w marginesach dokumentu np. loga naszej firmy, nadają one profesjonalizmy dokumentowi wydrukowanemu oraz mogą zawierać kluczowe informacje o dokumencie.

Przy dokumentach wielostronicowych, szczególnie przydatne jest oznaczanie informacją o tym, która jest to strona z ilu, do tego celu przeznaczone jest pole Strona 1 z ?

Pole Nagłówek można przeznaczyć do wstawienia loga firmy.  W tym celu, wybieramy opcje Nagłówek niestandardowy, po czym obraz, w odpowiedniej sekcji.

Po wstawieniu obrazu warto sprawdzić jego rozmiar – gdyż wstawia, on się rzeczywisty takim jak dysponujemy.

Po wstawieniu obrazu warto sprawdzić jego rozmiar – gdyż wstawia, on się rzeczywisty takim jak dysponujemy.

Po wstawieniu obrazu warto sprawdzić jego rozmiar – gdyż wstawia, on się rzeczywisty takim jak dysponujemy.

Po całych zabiegach kosmetycznych, które zostały wykonane, otrzymujemy wydrukowaną bazę na 3 stronach A4, w poziomie, gdzie na każdej stronie, jest powtórzony wiersz nagłówkowy, a każda strona jest oznaczono logo i posiada numery stron z informacją, która jest to strona, z ilu całego dokumentu.

Dla przypomnienia — bez formatowania wydruk baza, zostałaby wydrukowana na 6 stronach A4, bez oznaczeń cos powodowałoby, że druk były mało czytelny.