3 zasady skutecznego raportu

Gdy jesteście odbiorcami raportów oczekujecie przedstawienia danych w konkretny sposób. Sposób ten będzie z pewnością zależał od sytuacji w jakiej się znajdziecie, przed jaką grupą osób potrzebujecie zaprezentować dane czy omówić konkretny problem biznesowy.

Gdy jesteście twórcami raportów to dylematy te mogą być jeszcze większe ponieważ należy przewidzieć pewne sytuacje, które mogą się zdarzyć w tej pierwszej opisanej grupie. Sprawa nie wydaje się być prosta ponieważ scenariuszy wykorzystania raportu może być wiele i trudno wyobrazić sobie i przewidzieć je wszystkie. Niezależnie od tego istnieją dobre zasady i praktyki jak raport powinien być stworzony aby spełniał wymagania każdej grupy odbiorców.

W innych artykułach opisywaliśmy bardziej techniczne aspekty jak tryby pobierania danych czy zasady modelowania ale znajdziecie też ciekawe treści związane z właściwym dobraniem wykresu do danych czy dobrymi praktykami. Tym artykułem chcielibyśmy spiąć klamrą te wszystkie elementy i podsumować o co tyle hałasu z tymi raportami. Czy to naprawdę jest aż takie ważne jak zrobimy raport? Odpowiedź zawsze powinna brzmieć TAK! ponieważ od tego zależy czy będzie on w ogóle wartościowy i używany przez odbiorców czy zostanie porzucony w otchłań czeluści rzeczy nikomu niepotrzebnych i niefunkcjonalnych. Być może w Waszej firmie także jest takie „magiczne pudełko” gdzie znajdziecie przekombinowane pomysły i rozwiązania, które nie spełniają swojego pierwotnego założenia. Zdecydowanie nie chcemy aby trafił tam nasz raport a więc zastanówmy się jak do tego nie dopuścić.

Nieważne czy korzystasz z Power BI Desktop, Tableau, Alteryx czy innych programów do wizualizacji danych opisane w tym artykule zasady czy jak kto woli metody tworzenia raportów są tożsame dla każdego z nich.

Przede wszystkim przedstawmy te trzy metody aby je lepiej poznać.

Prostym językiem mówiąc to raport powinien być:

Brzmi banalnie prawda? Stawiam trzy pączki z konfiturą, że słyszeliście o tym już wiele razy. Jednak z doświadczenia wynika, że te elementy wcale nie są takie oczywiste i w praktyce wygląda to różnie.

Gdyby ktoś spytał mnie czego oczekuję od raportu i jakie mam wymagania, to zażyczyłbym sobie aby raport był wykonany zgodnie z koncepcją storytellingu – czyli powinien omawiać pewną historię kryjącą się za danymi i przechodzić od przedstawienia problemu do jego omówienia lub rozwiązania. I to już pierwszy krok do profesjonalnego raportu. Pamiętajcie, że każdy raport powstaje w jakimś konkretnym celu. W większości przypadków ma pokazać dane, których nie widać w tabelach.

Ale to niesie za sobą kolejne wyzwanie.

Powinien prezentować dane w czytelny sposób, wykorzystując odpowiednie typy wizualizacji do omawianych danych – ale to już było jak mówią znane słowa piosenki. Odsyłam Was do artykułu poświęconej tej tematyce.

Dobrze gdyby był przygotowany we właściwej formie i zgodnie z ogólnymi zasadami wizualizacji danych – warto zastosować standard IBCS.

W raporcie powinny być zastosowane we właściwy sposób funkcjonalności wykorzystywanego narzędzia aby był interaktywny. Warto także pomyśleć o ich udokumentowaniu tak, aby nietechniczny odbiorca mógł korzystać z niego w sposób intuicyjny.

To takie ogólne założenia, których powinniśmy się trzymać jako drogowskazu aby nie zgubić naszej drogi. Powyższe zasady pozwolą ustalić ramy naszego raportu i na nich dalej budować nasze historie, które raport będzie omawiał.

Analizując głębiej każdą wspomnianą zasadę należy pamiętać o dobrych praktykach. Przecież dobre praktyki są po to żeby z nich korzystać 👍.

Dbając o funkcjonalność raportu, pozwólmy użytkownikom analizować dane zgodnie z ich potrzebami. Pamiętajmy, że poziom szczegółowości analizy będzie zależał od aktualnych potrzeb, które nie zawsze możemy przewidzieć. Warto więc utworzyć raport w formie narracji, prowadząc użytkownika przez dane w logiczny sposób – wcześniej wykorzystałem pojęcie Storytellingu, a więc właśnie przedstawienie danych od ogółu do szczegółu, które opowiadają historię biznesową.

Przykładem zastosowania Stortyellingu może być analiza sprzedaży na poziomie Kontynentu, a następnie drążenie danych do poziomu kraju, regionu czy konkretnych klientów w danym mieście.

Można także się zastanowić aby nadać dynamiki raportowi wykorzystując animowane wykresy, które przedstawią dane w ciekawszy sposób.

Poniżej przykład mojego starego raportu gdzie w podobnej formie prezentuje dane obrazujące liczbę pasażerów w wybranych miastach europejskich. Doskonale widać na przestrzeni miesięcy (w prawym dolnym rogu zmieniają się) jak narastająco wyglądała liczba obsłużonych pasażerów na konkretnych lotniskach.

Proszę zwrócić uwagę, że w 2020 roku gdzie świat zmagał się z pandemią, przez kilka miesięcy ruch lotniczy także się zatrzymał i świetnie to jest widoczne na wykresach gdzie mamy porównanie z 2022 rokiem.

Drugim wnioskiem płynącym z tej analizy jest fakt, że w miesiącach wakacyjnych bardzo obleganym kierunkiem są Baleary (Palma de Mallorca) i Wyspy Kanaryjskie (Teneryfa).

Wykorzystałem ten przykład tylko jako pretekst do tego aby pokazać, że raport powinien prezentować dane w ciekawy sposób i przede wszystkim z tych danych powinny jakieś wnioski wynikać. Stworzenie raportu bez konkretnego celu i przekazu w większości przypadków nie będzie żadną większą wartością. I tutaj odwołam się jeszcze raz do mojej myśli z początku artykułu – „raport wykonany zgodnie z koncepcją storytellingu – czyli powinien omawiać pewną historię kryjącą się za danymi i przechodzić od przedstawienia problemu do jego omówienia lub rozwiązania”.

Gdy już zaplanujemy cel i przekaz naszego raportu czas zadbać o sposób działania i interakcje na nim. Dobry raport to taki, w którym użytkownik może sam wybrać interesujące go dane czy parametry do analizy, a na raporcie wszystko zostanie przeliczone i zaprezentowane. Polecam korzystać z parametrów liczbowych i pola do tworzenia dynamicznych przełączników, rankingów czy tytułów na naszch pulpitach nawigacyjnych.

Często wykorzystywane funkcjonalności to:

• Drilldown (przechodzenie do kolejnego poziomu hierarchii) aby użytkownicy mogli zagłębiać się w szczegóły np. hierarchie w tabelach wymiarów Rok → Kwartał → Miesiąc

• Drillthrough (Drąż wskroś) czyli strony szczegółowe, do których użytkownik może przejść po kliknięciu w określoną kategorię aby badać szczegółowość danych.

• Wysuwane interaktywne filtry (slicery) umożliwiające filtrowanie danych, np. według daty, kategorii, regionu czy analizowanej wartości.

• Przełącznik widoków, który umożliwią użytkownikom zmianę widoków lub miar na wykresach

• Przełącznik aby użytkownicy mogli zmieniać analizowaną miarę (np. Wartość sprzedaży, Koszt, Zysk) lub dobrym pomysłem będzie zmiana z kg na tony lub PLN na USD gdy potrzebujemy dynamicznie zmieniać jednostki wyliczeń.

• Tabela parametrów, aby umożliwić użytkownikom np. wybór prognozowanej wartości – na zasadzie co by było gdyby ….

Ostatnim ale bardzo ważnym brakującym klockiem do wzorowego raportu jest czytelność i wygląd. Pamiętajcie, że raport powinien być także atrakcyjny aby zachęcić odbiorcę do korzystania z niego. Pomyślcie sami czy jakbyście włączyli popularną piłkarską grę komputerową z najnowocześniejszymi funkcjonalnościami ale która wyglądała by jak gra sprzed 10 lat to chętnie byście w nią grali? Tym razem stawiam trzy pączki bez konfitury, że nie. I właśnie to jest ważne aby raport był także atrakcyjny bo przecież chcemy aby użytkownicy z niego chętnie korzystali.

Najważniejsze elementy związane z tym tematem opisaliśmy w innych artykułach ale podsumujmy kluczowe aspekty:

• Pogrupuj podobne wizualizacje w osobne strony raportu (np. Strona 1: Sprzedaż, Strona 2: Klienci, Strona 3: Porównania)

• Dodaj pasek nawigacji, aby łatwo przemieszczać się między sekcjami.

• Zastosuj spójny i estetyczny design zachowując spójność kolorów, czcionek i stylów

• Użyj linii siatki i funkcji wyrównywania, aby elementy były równomiernie rozmieszczone.

• Zapewnij tzw. przestrzeń negatywną (negative space) czyli wystarczającą ilość pustej przestrzeni wokół elementów, aby raport był przejrzysty i czytelny

• Buduj przekaz i kontekst na raporcie wstawiając intuicyjne ikony i grafiki, aby wyróżnić kluczowe obszary (np. strzałki wzrostu/spadku).

• Twórz karty KPI, które pokazują główne metryki (np. przychody, liczba produktów czy klientów, wzrost rok do roku itp. Pozwolą one szybko przekazać najważniejsze informacje.

• Używaj kolorów zgodnych z identyfikacją wizualną organizacji lub standardów branżowych (np. zielony dla wzrostu, czerwony dla spadku).

Podsumowując te trzy podejścia pozwolą stworzyć raport, który jest nie tylko atrakcyjny wizualnie, ale także funkcjonalny i przyjazny dla użytkownika. Jest to kluczowe aby zwiększyć wartość i efektywność utworzonego raportu.

Warto się zawsze na początku zastanowić i odpowiedzieć na kilka pytań:

Dla kogo robię raport ?

Co raport ma przedstawiać ?

Jak raport ma działać ?

Jak raport ma wyglądać ?

Mając sprecyzowane oczekiwania i wiedzę jak to powinno wyglądać już tylko dzieli nas trochę ciekawej i kreatywnej pracy od pochwalenia się przed całym światem profesjonalnym raportem. A w jakim programie go utworzysz to zależy od ciebie bo zasady wizualizacji są jednakowe dla wszystkich.

POWODZENIA!