Moje pliki są najważniejsze...
Microsoft Office
Spis treści:
Rozmowa dwóch księgowych w kuchni przy kawie:
– Słuchaj no, ja ci mówię… moje pliki są ważniejsze niż twoje!
– Tak, niby jak?
– Nie widzisz, że dopisałem w nazwie słowo „ważne”?
Zapewne każdy z Nas pamięta jak niejednokrotnie zmieniało się nazwę pliku, aby podnieść jego rangę. Kluczowe słowa takie jak: „ważne”, „nie kasować”, czy też moi ulubieńcy: „wersja ostateczna” i „wersja ostateczna 2” to tylko wybrane opisy wśród setek innych często dodawanych do nazw plików. Oprócz wspomnianego podnoszenia rangi, takie dodatkowe słowa miały ochronić, nasze dokumenty przed ewentualnym usunięciem lub nadpisaniem przez inne osoby. Ehh to były piękne czasy…
… lata mijają, a co nam teraz pozostaje?
Dzisiaj w dobie pracy chmurowej mamy do dyspozycji automatycznie generowane wersjonowanie plików. To zapobiega przed niekontrolowaną utratą zapisanych danych, nawet jeżeli ktoś omyłkowo nadpisze swoją zawartością nasz dokument. Takie wersjonowanie jest dostępne i domyślnie włączone na przykład w Microsoft SharePoint oraz Microsoft OneDrive od zawsze. Domyślne ustawienia mówią o tym, iż każdy z plików będzie miał 500 wersji głównych (tzw. Major Version). Można tą liczbę rozszerzyć do maksymalnie 50 000 wersji głównych, a co więcej można też włączyć obsługę wersji pomocniczych (tzw. Minor Draft Version).
Wersje pomocnicze są bardzo ciekawym rozwiązaniem w przypadku chęci wprowadzenia expressowego mini-obiegu akceptacji dokumentów, ponieważ mogą być powiązane z krokami akceptacji i potem publikacji dokumentu. Można to przedstawić w poniższym krokach:
W ostatnich miesiącach firma Microsoft dokonała kilku zmian w działaniu wersjonowania w bibliotekach SharePoint. Otóż możemy teraz ustalić po jakim czasie stare wersje naszego dokumentu mogą być usunięte. Możemy to ustalić globalnie dla wszystkich nowych bibliotek lub zmienić w każdej bibliotece indywidualnie.
Dowiedz się więcej na temat SharePoint z naszych kursów:
Dodatkowe „propertisy”, czyli właściwości dokumentów
Ale wracając do oznaczania ważnych dokumentów… w bibliotekach SharePoint można było od zawsze tworzyć nowe właściwości opisujące naszą zawartość. Niektórzy na to mówią właśnie właściwości, inni kolumny, a jeszcze inni odmieniając oryginalną nazwę jako „propertisy”. Zwać jak zwać, ale dzięki temu nie musimy już zmieniać nazwy dokumentów ale za to cieszyć się przypisywaniem ważności dokumentom.
Ale to tylko dodatkowa właściwość dokumentu, która nie niesie ze sobą nic więcej…
Etykiety poufności (ang. Sensitivity label) wjeżdża na białym koniu
I teraz dochodzimy do kluczowej części naszego artkułu, mianowicie przedstawieniu bardzo ciekawej usługi odpowiedzialnej za oznaczanie i ochronę dokumentów. Etykiety poufności, bo to o nich tutaj mówimy, są pewną grupą dodatkowych funkcjonalności, które możemy używać posiadając dodatkową licencję m.in. Enterprise Mobility + Security 3 lub po prostu najbogatszy pakiet licencyjny Microsoft/Office 365 Enterprise 5. A co wnoszą etykiety poufności do naszego życia?
Etykietowanie dokumentów, maili, raportów Power BI
Po pierwsze pozwalają na etykietowanie wszystkich standardowych dokumentów biurowych wraz z raportami Power BI oraz co więcej także wiadomości email, spotkania w kalendarzu oraz całe obiekty takie jak grupy w aplikacji Microsoft Teams.
Dzieję się to na podstawie polityk, które są konfigurowane centralnie w panelu administracyjnym. Ciekawym faktem jest to, iż można stworzyć wiele etykiet poufności a potem przypisywać ich widoczność dla użytkowników poprzez odpowiednie reguły w politykach. Tak więc możemy stworzyć identyczną grupę etykiet poufności dla wszystkich w firmie, lub pewne wyjątkowe etykiety poufności tylko dla wybranych zespołów lub typów danych.
Otwiera to szereg możliwości łatwiejszego etykietowanie wszystkich dokumentów oraz później ich wyszukiwania. Polityki można skonfigurować, aby użytkownicy musieli zastosować etykiety, zanim będą mogli zapisywać dokumenty lub wysyłać wiadomości e-mail.
Co więcej możemy też wymusić automatyczne przypisywanie domyślnej etykiety, co z punktu widzenia użytkownika pozwala na szybsze utworzenie standardowych dokumentów.
Ale mając kilka etykiet do wyboru, użytkownik zawsze może je zmienić. Ale trzeba wiedzieć, że każda etykieta ma także swój poziom ważności i chcąc wybrać etykietę o niższej ważności użytkownik będzie musiał podać powód tej zmiany. Historię zmian można później przejrzeć w raportach Audyt Logów.
Powracając jeszcze na chwilę do przypisywania etykiet domyślnych, to mamy jeszcze kilka ciekawych konfiguracji. Jest ich sporo, wspomnę o trzech najciekawszych:
Przypisywanie domyślnych etykiet to wybranej biblioteki SharePoint. Pozwala to na przykład wybrać kilka najważniejszych bibliotek w witrynach SharePoint i przypisać jej domyślną inną etykietę, np. etykietę „Ważne faktury” dla wszystkich plików na witrynie działu księgowego.
Automatyczne przypisywanie etykiet poufności na podstawie reguł, gdy użytkownicy edytują dokumenty lub tworzą je na nowo, lub przesyłają wiadomości e-mail z programu Outlook.
System analizuje te treści, a te które zawierają zawartość pasującą do wybranych warunków lub słów kluczowych mogą automatycznie zastosować odpowiednią etykietę lub zalecić, aby zastosował ją użytkownik samodzielnie. Dzięki temu na przykład wysyłając wiadomość do działu HR, będzie ona zawsze miała wysoką ważność etykiety poufności.
Trzecią ciekawostką z jaką chcę się podzielić to możliwość przypisywania etykiety poufności do grup, m.in. grup w aplikacji Microsoft Teams oraz SharePoint. Pozwala to na przykład na ograniczenie ich prywatności to jednej z opcji, czyli prywatna. Coraz więcej firm wprowadza to zabezpieczenie przed niekontrolowanym udostępnianiem danych poufnych dla wszystkich pracowników.
W tym rozwiązaniu chodzi o to, że tworząc nową grupę w aplikacji Teams lub witrynę SharePoint, będą one od razu ustawione jako prywatne, bez możliwości zmiany tej właściwości. To oznacza, że dostęp do tych zawartości jest zarządzany tylko przez właściciela grupy lub witryny. Żaden z użytkowników nie doda sobie dostępu, tak jak to może mieć miejsce w grupach i witrynach publicznych.
A gdzie blokada przed usunięciem?
My tutaj cały czas piszemy o etykietowaniu, a co z blokadą usuwania dokumentów? Oczywiście też jest taka opcja.
Do tego celu służą etykiety przechowywania, które mogą być skonfigurowane jako tak zwany rekord – czyli blokada przed edycją i usuwaniem dokumentu. Są one też zarządzane z poziomu panelu administracyjnego i mogą być wdrożone dla całości użytkowników, bądź dla wybranych.
Reasumując mamy obecnie bardzo dużo ciekawych funkcjonalności do etykietowania dokumentów, maili, spotkań oraz raportów Power BI. Prowadzi to do efektywniejszej pracy z tymi zawartościami. Zachęcam gorąco do poznania i testowania !
