Jak w MS Word stworzyć automatyczny spis treści?

Każda publikacja, której treść przekracza 10 stron powinna zawierać spis treści. Dzięki temu tekst zostaje podzielony na części, co ułatwia odbiorcy odnalezienie odpowiedniego fragmentu w krótszym czasie. Na szczęście czasy, kiedy trzeba było ręcznie układać ten indeks już dawno minęły i teraz cały proces można zautomatyzować. A co za tym idzie wprowadzenie zmian nie generuje już tyle pracy co wcześniej. Automatyzacja spisu treści to nie tylko pomysł na oszczędność czasu, ale także postawienie na estetykę i pokazaniu swojej osoby z profesjonalnej strony. Dlatego tak samo jak grafik przygotowując się do pracy określa format ilustracji, tak samo autor powinien odpowiednio ustawić nagłówki i zadbać o odpowiedni spis treści. W artykule poniżej pokazujemy instrukcję co zrobić, aby po kilku kliknięciach spis treści generował się automatycznie.

To co trzeba zrobić w tym całym procesie to pokazać programowi, którą cześć tekstu powinien traktować jako tytuł, a którą jako podtytuł – jeżeli występuje taka potrzeba. W pierwszym kroku należy przejść do zakładki NARZĘDZIA GŁÓWNE, a następnie w sekcji STYLE zaznaczyć tytuł odpowiednim rodzajem pisma. Tutaj wyświetlają się przykładowe propozycje, ale program daje też możliwość stworzenia nagłówków według własnych preferencji – w tym celu należy rozwinąć komórkę ze stylami i wybrać opcję UTWÓRZ STYL.

W nowym oknie po wpisaniu nazwy stylu należy przejść do zaawansowanych opcji, które znajdują się po kliknięciu MODYFIKUJ. To tutaj w części FORMATOWANIE można wybrać odpowiedni font, a także jego rozmiar czy wielkość odstępu między literami. Co więcej po rozwinięciu przycisku FORMATUJ znajdują się dodatkowe ustawienia takie jak np. : wypełnienie liter kolorem (po rozwinięciu EFEKTY TEKSTOWE), numerowanie tytułów (po rozwinięciu NUMEROWANIE) czy ozdobienie nagłówka ramką (po rozwinięciu OBRAMOWANIE).

Warto zauważyć, że na spodzie tego okienka znajduję się opcja W NOWYCH DOKUMENTACH NA PODSTAWIE TEGO SZABLONU, która powoduje, że nowy styl zostanie przypisany na stałe do głównego okienka.

Mimo tego, że w nowym stylu istnieje dowolność co do kroju pisma to rekomendujemy aby w dokumentach ten styl nie odbiegał od firmowych standardów. Tutaj najlepszym rozwiązaniem jest pogrubienie czcionki i zwiększenie jej o kilka pikseli.

Po przypisaniu stylu do wszystkich rozdziałów i podrozdziałów należy zaznaczyć, w którym miejscu w tekście ma pojawić się spis treści,  przejść do zakładki ODWOŁANIA i w sekcji SPIS TREŚCI wybrać funkcję o tej samej nazwie. Spis treści zostanie wygenerowany automatycznie, co więcej jeżeli dokument zostanie wzbogacony o dodatkową treść lub nazwa rozdziału zostanie zmieniona, to w celu aktualizacji spisu należy kliknąć AKTUALIZUJ WSPIS, a następnie wybrać AKTUALIZACJA CAŁEGO WPISU. Co ważne w MS Word w spisie treści można zmienić nazwę tytułu lub podrozdziału, jednak nie przekłada się to na automatyczne zmiany w dalszej części tekstu.

W sytuacji kiedy tytuły rozdziałów napisane są w niestandardowym stylu po rozwinięciu funkcji SPIS TREŚCI należy przejść do NIESTANDARDOWY SPIS TREŚCI i w oknie, które się pojawi wybrać OPCJE, a następnie zaznaczyć nazwę stylu, w którym zostały oznaczone odpowiednie tytuły tekstu.

Mimo tego, że wygenerowany spis treści wyglądem nawiązuje do klasycznego stylu, to zawsze można zadbać o spójność całego dokumentu i zmienić jego wygląd –  przy pomocy narzędzi znajdujących się na głównej wstążce.

W spisie treści numery stron pojawiają się automatycznie, jednak aby numer stron został wyświetlany na stronie z treścią, należy przejść do zakładki WSTAWIANIE, gdzie w sekcji NAGŁÓWEK i stopka znajduje się opcja NUMER STRONY. Finalny wygląd tej części dokumentu również można modyfikować.