Microsoft 365 Backup do zadań specjalnych

Office 365
Sharepoint

Kiedyś zasłyszałem dość życiowy dowcip, należący do grupy „dowcipów żenujących”, a mianowicie:

 

Informatycy się dzielą na dwie grupy: Pierwsi, którzy robią kopie zapasowe …
i ci Drudzy, którzy dopiero zaczną robić kopie zapasowe.

 

Jak byśmy tak spojrzeli na możliwości jakie dostarcza nam firma Microsoft w ramach tworzenia kopii zapasowych danych chmurowych, to od wielu lat próżno szukać takiego dedykowanego rozwiązania dostarczonego dla klientów, a przede wszystkim do rąk działu IT. Pomijam tutaj specjalnie narzędzia Azurowe, mam tutaj na myśli przede wszystkim kopie zapasowe danych z witryn SharePoint. I tak tak… oczywiście, niektórzy z Was mogą od razu wymienić kilka możliwości otrzymania bardzo podobnego mechanizmu. Musimy jednak powiedzieć sobie szczerze, że takiego narzędzia z prawdziwego zdarzenia dział IT nie miał jeszcze. Bardzo często mogliśmy się wspomagać innymi „ficzerami”, które dawały nam namiastkę tego.

 

 

Nasz nieokiełznany pracownik o imieniu Maurycy[1],
usunął kilka kluczowych plików z witryny SharePoint Online
i co teraz?

 

[1] Maurycy – imię wybrane losowo na potrzeby tego artykułu. Pozdrowienia dla wszystkich czytelników noszących to imię.

Pierwszym kołem ratunkowym był i zawsze jest kosz w SharePoint Online (ang. Recycle Bin), który przechowuje usunięte pliki przez 93 dni. Nasz milusiński Maurycy może do niego wejść i przywrócić usunięte pliki. Może je też dalej omyłkowo usunąć z kosza i wtedy już wkroczyć musi Właściciel Witryny SharePoint. Osoba w roli Właściciela Witryny SharePoint posiada wyższe uprawnienia od standardowego użytkownika. Jest ona wstanie dostać się do drugiego poziomu kosza i odzyskać usunięte pliki, lub … usunąć je permanentnie.

Pliki przechowywane są w koszu SharePoint przez 93 dni, więc co dalej?

 

Musimy pamiętać, że jak nie przywrócimy plików przechowywanych w koszu SharePoint Online, to będą one automatycznie usunięte po okresie 93 dni. Jest to brutalne, ale jesteśmy wstanie sobie z tym problemem także poradzić.

 

Drugim kołem ratunkowym dostępnym dla nas jest możliwość skonfigurowania polityk retencji (ang. Retention Policy). Dają one bardzo ważne poczucie bezpieczeństwa, gdyż odpowiednio skonfigurowane mogą doprowadzić do tego aby każdy plik w trakcie usuwania był jednocześnie kopiowany do specjalnej biblioteki zwanej Preservation Hold Librabry. W ten sposób dla usuwanych plików tworzy się ich kopia, która nie jest dostępna dla Maurycego. Owe kopie plików mogą być blokowane przed omyłkowym usunięciem przez wybrany dowolny okres czasu (np. 1 dzień, 3 miesiące, 7 lat…). Dostęp do tej biblioteki wymaga wyższych uprawnień.

MS SharePoint Power User

1 490  netto

Microsoft SharePoint to platforma aplikacji webowych, powstała w wyniku połączenia wielu usług, pr...
Zobacz szkolenie

Tutaj moglibyśmy się zatrzymać i powiedzieć, że więcej nie potrzebujemy do szczęścia. Życie pokazuje jednak inne scenariusze. O ile mądre skonfigurowanie polityk retencji zabezpieczy nas przed utratą kluczowych plików to sam sposób ich odzyskiwania bardzo często doprowadzi do szału i wielu nadgodzin działu IT. Mówiąc szczerze, brakuje mi bardziej przyjaznego sposobu odzyskiwania plików z biblioteki Preservation Hold Library.

 

Na ratunek dla Microsoft’u … przychodzi sam Microsoft!

I tutaj pojawia się trzecie koło ratunkowe w postaci nowej usługi zwanej Microsoft 365 Backup. Na dzień pisania tego artykułu jest jeszcze w wersji Preview, ale zapowiada się dość ciekawie. Pozwala wykonać kopię i odzyskać dane w trzech najważniejszych usługach Microsoft’u: OneDrive, SharePoint Online oraz Exchange Online, a w przyszłości jest też planowane wsparcie także dla Microsoft Teams (wstępnie początek Q1 2025).

Pozwoliłem sobie przetestować tą usługę tuż zaraz po porannej kawie, no może dwóch… Aktywacja wersji próbnej na środowisku wymagała utworzenia Azurowej subskrypcji typu pay-as-you-go, która w dużym skrócie mówi tak: płacisz tyle, ile wykorzystasz przestrzeni na kopie zapasowe miesięcznie (więcej o tym temacie pod koniec artykułu).

 

Drugi krok to włączenie usługi Microsoft 365 Backup w portalu Admin Center.

 

A trzeci krok to już tworzenie polityk dla oddzielnych przestrzeni: SharePoint, OneDrive i Exchange.

Pierwsze na tapetę weszło przetestowanie kopii zapasowej witryn SharePoint. Interface pozwala nam przejść przez bardzo prosty formularz, w którym musimy wybrać listę witryn SharePoint’owych dla jakich chcemy rozpocząć realizowanie kopii zapasowych. Możemy je wskazać ręcznie z listy, możemy też wyszukać wszystkie po słowach kluczowych lub zaimportować z pliku CSV. I tutaj pojawia się pierwszy mały problem, otóż pojedyncze zaimportowanie listy witryn z pliku CSV jest ograniczone do 10 000 adresów. Na szczęście jest to naprawdę mały problem, bo później możemy edytować politykę i dodać kolejne witryny z pliku CSV.

 

Microsoft 365 Backup tworzy oraz odzyskuje kopie zapasowe całych witryn

Przechodząc do kolejnego kroku naszym oczom ukazuje się podsumowanie z informacją dotyczącą częstotliwości aktualizacji oraz okresem przechowywania kopii zapasowych. Na tą chwilę są to parametry narzucone przez producenta, choć miło będzie w przyszłości ustawić te parametry według swojego planu. A co możemy się z tych informacji dowiedzieć?

Odzyskać witrynę do wybranego punktu w czasie możemy z dokładnością do 15 minut okresie ostatnich dwóch tygodni. Przetestowane – działa! W późniejszym okresie: od dwóch tygodni do maksymalnie roku, możemy wskazywać punkt odzyskiwania z dokładnością tygodniową.

 

Kopia zapasowa witryny zrobiona, a jak ją odzyskać?

 

Sam proces odzyskiwania też nie jest trudny i sprowadza się do utworzenia zadania, w którym będą nas interesowały głównie trzy parametry: wybrana witryna, wybrany punkt w czasie i wybrane miejsce docelowe.

Zacznijmy od początku, najpierw formularz tego zadania poprosi nas o wskazanie witryny lub witryn jakie chcemy odzyskać. I tutaj możemy spotkać się z kolejnymi limitami, o których musimy pamiętać zarządzając większą ilością witryn SharePoint. Otóż możemy mieć 25 aktywnych zadań, czyli takich, które aktualnie odzyskują witryny z kopii zapasowych. Do każdego zadania możemy wprowadzić maksymalnie 1 000 witryn oraz … co najważniejsze na tą chwilę możemy odzyskać maksymalnie 10 000 witryn dziennie. Mam nadzieję, że to tylko początkowe limity – ale czas pokaże!

 

Drugi parametr to wskazanie punktu czasowego do przywrócenia. I tak jak wspomniałem powyżej, jeżeli wybieramy w okresie do dwóch ostatnich tygodni wstecz to mamy możliwość wyboru czasu z dokładnością do 15 minut. Są też wbudowane pewne rekomendacje czasowe, aby proces odzyskiwania danych trwał szybciej – ale już tą kwestię pozostawiam Wam do wyboru.

Proponowane szkolenia z zakresu MS SharePoint:
  • MS SharePoint End User

    Microsoft SharePoint pozwala tworzyć witryny zespołów, wspierając tym samym współpracę miedzy oddalonymi od siebie oddziałami czy ...
    Dowiedz się więcej
  • MS SharePoint Power User

    Microsoft SharePoint to platforma aplikacji webowych, powstała w wyniku połączenia wielu usług, produktów i technologii. Dzięki te...
    Dowiedz się więcej

I trzeci parametr w tym formularzu zadania (chyba najważniejszy!) to wybór miejsca docelowego. Mamy dwie możliwości: wybór źródłowej witryny lub stworzenie nowej. Ten pierwszy wybór, czyli wybór źródłowej witryny, pociąga za sobą to, iż cała witryna będzie nadpisana zawartością pobraną z kopii zapasowej. Tutaj musimy pamiętać, że stracimy dane utworzone po czasie z punktu przywracania. Uff, to taki trochę scenariusz na nowy film z serii „Powrót do przyszłości”…

 

Drugi wariant wyboru miejsca docelowego, czyli wybór stworzenia nowej witryny jest opcją bezpieczniejszą moim zdaniem. System stworzy nam witrynę tylko do odczytu (ważne!), która będzie posiadała kopie przywróconych plików. Trzeba pamiętać, że jest to wygenerowana oddzielna witryna i trzeba wyłuskać jeszcze pliki jakie nas interesują i skopiować do źródłowej witryny. Jest trochę więcej zachodu, ale dzisiejsze rozbudowane akcje kopiowania i przenoszenia dadzą sobie radę z przenosinami danych pomiędzy witrynami.

 

Aby nie było za pięknie…

Jest druga strona medalu, która dotyczy usługi Microsoft 365 Backup. Jest nim opłata za wykorzystane miejsce przy tworzeniu kopii zapasowej. Na tą chwilę jest to wycenione na $0.15/GB/miesiąc.

 

Jeśli na przykład masz chronioną witrynę, która ma obecnie 1 GB to przez pierwszy miesiąc zostanie naliczona opłata za użycie kopii zapasowej w wysokości 1 GB ($0.15). Jeśli usuniesz zawartość w tej witrynie w taki sposób, że teraz będzie tylko 0,5 GB danych, to następny miesięczny rachunek nadal będzie wynosił 1 GB ($0.15), ponieważ narzędzie do tworzenia kopii zapasowych przechowuje tę usuniętą zawartość przez rok. Po upływie roku od wygaśnięcia kopii zapasowej usuniętej zawartości opłata za 0,5 GB przechowywana na potrzeby kopii zapasowej nie będzie już naliczana.

Reasumując…

 

Nowa usługa Microsoft 365 Backup jest jedną z tych wyczekiwanych od lat. Mam nadzieję, że nie tylko przez moją skromną osobę, ale też przez większość działów IT. Pozwala załatać dziurę, którą można było łatać innymi półśrodkami. Zawsze jednak pozostawało jakieś „ale”…

Jestem pełny nadziei, że stanie się ona mocnym asem w talii naszych możliwości. A sam Microsoft nie zatrzyma się na laurach i będzie tą usługę dalej także rozwijał.

 

Dzisiaj jest ona dostępna w ramach dostępności Public Preview, natomiast zapowiedziana data wdrożenia wersji ostatecznej to początek Q2 2024.

 

Życzę Wam, aby z jej pomocą problemy wygenerowane przez nieokiełznanego Maurycego były tylko sennym koszmarem! Powodzenia!

Podobne artykuły

Wszystkie artykuły