Jak bezpiecznie udostępniać pliki w organizacji?

Dane osobowe, a raczej ich bezpieczne przechowywanie i udostępnianie to jedno z największych wyzwań przed jakimi stoją współczesne organizacje. Ochrona danych osobowych, umowy, wyceny, strategie finansowe czy marketingowe to tylko część informacji, która powinna być chroniona i kontrolowana przez organizację. Mówiąc tutaj o kontroli mamy na myśli sytuacje, w której właściciel lub pracownik firmy świadomie zarządza dostępem do plików przez osoby trzecie.

Jeszcze kilka lat temu powszechna była praktyka udostępniania plików przy użyciu pamięci USB. Jednak takie działanie, nie tylko zwiększało ryzyko zawirusowania komputera, ale powodowało, że właściciel pliku tak naprawdę nie miał wpływu na to, w jakiej formie oraz w czyje ręce przedostanie się plik.

Na szczęście dzisiaj rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej, a współczesna technologia daje możliwość śledzenia zmian, które nastąpiły w udostępnionym dokumencie.

W poniższym artykule pokazujemy prawidłowe sposoby na udostępnianie plików, przy użyciu dwóch najpopularniejszych narzędzi.

Popularna chmura od Microsoft, to jedno z najlepszych rozwiązań, w zakresie bezpieczeństwa i prywatności informacji. I nic w tym dziwnego, w końcu to narzędzie daje kilka możliwości zabezpieczenia danych.

Po kliknięciu UDOSTĘPNIJ zarówno, w wersji desktopowej jak i online, pojawia się okienko ze szczegółowymi ustawieniami uprawnień.

Pierwszą rzeczą na którą należy zwrócić uwagę to możliwość edycji dokumentu przez osobę trzecią lub udostępnianie jej pliku tylko do odczytu. Domyślnie chmura daje możliwość edycji pliku, jednak po rozwinięciu ikony edycji pojawia się funkcja MOŻE WYŚWIETLAĆ, która daje możliwość zapoznania się z dokumentem bez możliwości wprowadzania zmian. Użytkownicy, którzy korzystają z chmury za pomocą przeglądarki mają również dostępną opcję pośrednią MOŻE PRZEGLĄDAĆ, która daje  możliwość zaproponowania zmian w dokumencie, które pojawią się w formie komentarzy.

Po rozwinięciu ikony edycji można przejść do zaawansowanych opcji linku, w którym w sekcji INNE USTAWIENIA można ustawić datę wygaśnięcia linku oraz zablokować pobieranie pliku (blokowanie pliku jest dostępne tylko w przypadku wyświetlania pliku).

W górnej części tego okienka widoczne są 4 opcje udostępniania pliku. My rekomendujemy udostępnianie linku konkretnej osobie, gdyż dzięki temu dokument nie przedostanie się w niepożądane ręce. Aby to zrobić należy kliknąć OKREŚLONE OSOBY i ZASTOSUJ a następnie wpisać adres mailowy lub imię i nazwisko osoby, która powinna zapoznać się z tym dokumentem. W ostatnim  kroku należy kliknąć WYŚLIJ lub KOPIUJ, w zależności od indywidualnych preferencji.

W zaawansowanych ustawieniach linku znajduje się też opcja zabezpieczenia pliku hasłem, jednak podobnie jak w przypadku pamięci USB nie jest to najbezpieczniejsza forma przesyłania dokumentu  – hasło może zostać udostępnione osobą trzecim bez zgody właściciela pliku.

Powyższe ustawienia są takie same, niezależnie od tego czy klikniesz UDOSTĘPNIJ w chmurze czy podczas pracy np. w Excelu.

Jeżeli chodzi o udostępnianie plików za pomocą DYSKU GOOGLE, to tutaj dostępne są podobne uprawnienia jak w przypadku chmury, jednak ich ilość jest ograniczona.

Po najechaniu na plik i kliknięciu prawym przyciskiem myszy, wśród różnych ustawień znajduje się opcja UDOSTĘPNIJ, która daje możliwość wyznaczenia osób posiadających wgląd do pliku. Wystarczy, że w nowo otwartym oknie w formularzu DODAJ OSOBY i GRUPY umieścimy dane osobowe odpowiednich osób. Po uzupełnieniu tej komórki pojawia się rozwijalna lista z uprawnieniami do przeglądania, komentowania oraz edytowania.

Na dzień dzisiejszy najbezpieczniejszą formą przesyłania plików jest udostępnianie ich konkretnej osobie. Dzięki temu nikt inny, bez zgody właściciela nie będzie mógł zapoznać się z dokumentem. Niezależnie od tego, z jakiego narzędzia do przechowywania danych korzystasz o ich bezpieczeństwo należy zadbać, dlatego już teraz zapoznaj się z ofertę szkoleń z zakresu cyberbezpieczeństwa dla siebie i swoich pracowników.