Aplikacja kanwy w Power Apps - czym jest i kiedy warto z niej korzystać?

Świat aplikacji biznesowych już dawno przestał być zarezerwowany wyłącznie dla programistów. Dzięki narzędziom takim jak Power Apps, coraz więcej osób może tworzyć własne rozwiązania – szybko, bez skomplikowanego kodowania. Jednym z najciekawszych elementów tego ekosystemu jest tzw. aplikacja kanwy. Czym właściwie jest i kiedy warto po nią sięgnąć? Sprawdźmy w tym artykule, czy warto zainwestować swój czas w naukę tego rozwiązania

Zacznijmy jednak od podstaw, czyli od pytania, czy Power Apps może przydać się w codziennej pracy. Zastanówmy się na koncepcyjnym poziomie, w czym to rozwiązanie może być pomocne abyśmy mogli dalej rozważać jego naukę i wdrożenie w organizacji.

Ogólnie rzecz ujmując można powiedzieć, że Power Apps może pomóc np. w automatyzacji codziennych procesów – zatwierdzanie wniosków, zbieranie danych, tworzeniu prostych aplikacji mobilnych dla zespołu czy integracji danych z różnych źródeł, takich jak Excel, SharePoint czy inne usługi Microsoftu lub inne.

Dzięki temu możesz usprawnić pracę w firmie, ograniczyć ręczne zadania i szybciej reagować na potrzeby biznesowe — bez czekania na dział IT.

Podsumowując, jest to idealne narzędzie dla osób, które chcą zautomatyzować procesy w swoich organizacjach, ale nie mają wystarczających środków oraz wiedzy programistycznej. Brzmi ciekawie? To zapraszam do zapoznania się z kilkoma podstawowymi koncepcjami Power Apps skupiając się na wykorzystaniu aplikacji kanwy.

Pierwszą potencjalną barierą w wykorzystaniu tego środowiska mogą być licencje. Często pojawiają się pytania: czy mogę korzystać z Power Apps? Gdzie znajdę to narzędzie i czy mam wystarczającą wiedzę abym mógł z tego korzystać?

Odpowiadając na powyższe pytania warto wiedzieć, że samo rozwiązanie oczywiście nie jest darmowe. Należy posiadać konto Microsoft 365 z odpowiednią licencją zawierającą dostęp do Power Apps. Zwykle wystarczy licencja E3 ale w określonych przypadkach może być też wymagana dodatkowo płatna licencja jeżeli potrzebujemy wykorzystać konektory Premium, jak np. potrzebujemy pobierać dane z Dataverse czy SQL Server. Jednak nie zawsze będzie to niezbędne. Bardzo dobrym i często wykorzystywanym rozwiązaniem jest SharePoint, który jest w ramach podstawowej licencji.

Jeżeli nie jesteście pewni czy macie dostęp do Power Apps to najprościej to sprawdzić logując się na konto M365 i zobaczyć czy w dostępnych programach jest Power Apps.

Jeżeli sprawa dotyczy progu wejścia do tego narzędzia czyli co użytkownik powinien potrafić to można powiedzieć, że  aby zacząć korzystać z Power Apps, próg wejścia jest stosunkowo niski. Wystarczy podstawowa znajomość pracy z komputerem i narzędziami takimi jak Excel oraz ogólne rozumienie, jak działają dane (np. tabele, formularze).

Na początku nie musisz znać programowania — interfejs jest wizualny i oparty na przeciąganiu elementów. Jednak z czasem przydaje się podstawowa logika (warunki, zależności) oraz znajomość prostych formuł podobnych do tych z Excela. Jeśli chcesz budować bardziej zaawansowane aplikacje, pomocne będzie też zrozumienie integracji danych i usług w ekosystemie Microsoftu.

Podsumowując start jest łatwy dla początkujących, ale wraz z bardziej ambitnymi projektami rośnie zapotrzebowanie na wiedzę techniczną. W Power Apps jest do dyspozycji język Power Fx. Power Fx to język formuł używany w Power Apps do definiowania logiki aplikacji. Jest inspirowany formułami z Excela, więc jeśli znasz funkcje typu IF, SUM czy operacje na tabelach, szybko się w nim odnajdziesz.

Power Fx pozwala np. określić, co ma się stać po kliknięciu przycisku, jak filtrować dane czy jak reagować na działania użytkownika. Działa deklaratywnie — opisujesz co ma się wydarzyć, a system sam zajmuje się wykonaniem.

To właśnie dzięki Power Fx aplikacje w Power Apps mogą być dynamiczne i interaktywne, mimo że nie wymagają klasycznego programowania.

Jeżeli czujesz się na siłach, spełniasz te wymagania i chcesz poznać to narzędzie, to najlepsza droga aby porozmawiać o konkretnych elementach aplikacji kanwy w Power Apps. Oczywiście ten artykuł w żaden sposób nie wyczerpie tego tematu. Jest to raczej dobre przedstawienie go i zachęta do jego poznawanie. A więc zastanówmy się o co chodzi w tych kanwach😉👍.

Aplikacja kanwy (ang. canvas app) to typ aplikacji w Power Apps, który daje Ci pełną swobodę projektowania interfejsu – trochę jak malowanie na pustym płótnie. To Ty decydujesz, gdzie znajdą się przyciski, formularze czy galerie danych. Za pomocą najprostszej metody „chwyć – przeciągnij i upuść” możesz projektować wygląd aplikacji.

Poniżej przykładowe rozwiązanie prostej aplikacji do zamawiania sprzętu IT w firmie. Tego typu aplikację można utworzyć w 1-2 godziny i użytkownik wcale nie musi znać programu na poziomie eksperckim. W praktyce po jednym dniu szkolenia z tej tematyki bez większych problemów każdy będzie potrafił robić takie rozwiązania używając ekranów, galerii czy formularzy w aplikacji kanwy. Na koniec aplikację udostępni innym użytkownikom w swojej organizacji i będzie zbierał owoce swojej pracy poprzez ograniczenie powtarzalnych procesów np. zamówień, zatwierdzeń czy wysyłania maili z powiadomieniami czy potwierdzeniami.

W ramach ciekawostki warto też wiedzieć, że jest jeszcze drugi typ aplikacji model-driven (czyli opartych na strukturze danych), a więc podpinasz się np. pod dane w Dataverse i korzystasz z tabel, połączeń czy pól. Jest to rozwiązanie zwykle dedykowane dla większych aplikacji oraz wtedy kiedy nie zależy użytkownikowi aby aplikacja dobrze wyglądała tylko ma obsługiwać duże dane. Trochę jak samochód dostawczy gdzie nie dbamy do końca o jego piękne wnętrze ale zależy nam na dużej przestrzeni ładunkowej. W kanwie zazwyczaj zaczynasz od wyglądu i doświadczenia użytkownika, a dopiero potem podpinasz dane.

Można to porównać do tworzenia prezentacji w PowerPoint – przeciągasz elementy, ustawiasz je według własnego uznania i nadajesz im funkcje.

Załóżmy, że pracujesz w firmie i chcesz uprościć zgłaszanie urlopów czy składanie wniosków szkoleniowych lub awarii.

Zamiast standardowego podejścia jak:

• wysyłanie maili do zainteresowanych użytkowników,
• ręcznego wpisywania danych do Excela,
• chaosu w komunikacji,

tworzysz aplikację kanwy, która:

• ma prosty formularz (imię, daty urlopu, powód),
• zapisuje dane np. do SharePoint lub Dataverse,
• automatycznie wysyła powiadomienie do przełożonego.

Efekt? Wszystko działa szybciej, a Ty nie musisz pisać ani jednej linijki kodu.

Do stworzenia takiej aplikacji wykorzystasz kilka programów, które są do tego dedykowane.

• Stworzysz aplikacje przy użyciu Power Apps czyli zbudujesz kawałek ładnie wyglądającego interfejsu, który później udostępnisz pracownikom w swojej organizacji. Oni z pewnością docenią prostotę jej działania oraz fakt, że mogą ją obsługiwać także na telefonie podczas chwili przerwy w popularnej restauracji 🍔 gdy są w delegacji między Warszawą a Katowicami😉.
• Automatyzujesz zadania za pomocą Power Automate jak chociażby wysyłanie maili oraz proces zatwierdzeń złożonych wniosków. Ten proces z pewnością docenią managerowie, którzy dostaną wszystko w uporządkowany sposób i ich zadaniem będzie tylko zatwierdzić lub odrzucić wniosek w interfejsie programu.
• Idąc dalej możesz analizować dane i zbierać statystyki za pomocą Power BI czy tworzyć chatboty do interfejsu konwersacji za pomocą Copilot Studio ale to już temat zdecydowanie wykraczający poza ramy tego artykułu, natomiast warto mieć świadomość, że cały ekosystem Microsoft świetnie ze sobą współpracuje.

A najlepsze w tym wszystkim jest to, że nie musisz być programistą czy znać się na programowaniu. Do utworzenia tego typu aplikacji bardzo często nawet nie napiszesz linijki kodu lub jeżeli będziesz musiał to zrobić to poziom trudności będzie podobny do funkcji IF w Excel👌.

Przechodząc powoli do podsumowania można stwierdzić, że aplikacje kanwy sprawdzają się szczególnie wtedy, gdy:

1. Liczy się wygląd i wygoda użytkownika (np. aplikacja dla magazyniera z dużymi przyciskami i prostą nawigacją, działająca na tablecie).
2. Masz dane w różnych źródłach (np. raport sprzedaży, który zbiera dane z kilku systemów i pokazuje je w jednym miejscu)
3. Potrzebujesz szybkiego prototypu gdy masz pomysł na aplikację, ale nie chcesz od razu inwestować dużych środków.
4. Proces nie jest standardowy (np. proces biznesowy jest niestandardowy i nie pasuje do gotowych rozwiązań – aplikacja kanwy daje elastyczność)

Warto także pamiętać, że aplikacja oparta na kanwie nie zawsze będzie najlepszym wyborem.

Może się nie sprawdzić, gdy masz bardzo rozbudowaną logikę biznesową,  potrzebujesz zaawansowanego zarządzania relacjami danych lub aplikacja ma być bardzo skalowalna i „systemowa”.

W takich przypadkach lepiej rozważyć aplikacje model-driven lub klasyczne rozwiązania developerskie.

Podsumowując rozważania na temat aplikacji kanwy i Power Apps zastanów się czy masz w firmie proces, który można uprościć. Jeżeli odpowiedziałeś na to pytanie „tak” jest duża szansa, że aplikacja kanwy będzie dobrym pierwszym krokiem.

Więc może to wcale nie koniec rozważań o aplikacjach kanwy a dopiero początek? Jeżeli wartością dla Ciebie jest szybkość tworzenia, brak konieczności kodowania czy integracja z wieloma źródłami to zdecydowanie poznaj Power Apps i zacznij tworzyć aplikację! Aplikację w pełnym słowa tego znaczeniu😎.