Microsoft Access - co to jest i jak z tego korzystać?

Microsoft Access został stworzony po to, aby ułatwić użytkownikom pracę z dużymi bazami danych zawierającymi takie informacje jak: dane klientów,  dane finansowe czy lista produktów przechowywanych w magazynie. Oprócz wyświetlania konkretnych informacji, program daje możliwość utworzenia relacji między poszczególnymi tabelami, a także tworzenie zapytań oraz tworzenia prostych raportów. Wszystko po to, aby analiza danych była prostsza i bardziej intuicyjna.

Największym atutem tego programu jest intuicyjny interface oraz dostęp do gotowych szablonów. Dzięki temu nawet osoby, której wcześniej nie pracowały z tym programem łatwiej odnajdą się w funkcjach tego programu.

MS Access wchodzi w skład pakietu Office, wiec wszyscy użytkownicy tego programu mają do niego dostęp.

Mimo tego, że oba te programy służą do pracy z bazą danych mają różne przeznaczenie i zastosowanie. Access pozwala na przetwarzanie większej ilości danych i pracę z nimi, w bardziej złożony sposób niż w Microsoft Excel. Excel bardzo dobrze sprawdzi się podczas pracy z danymi numerycznymi, natomiast Access daje większe możliwości jeżeli chodzi o zarządzanie dużymi zbiorami danych różnego typu.

Po przejściu do programu otwiera się okno, w którym oprócz pustego pliku dostępna jest również baza szablonów. Tutaj, w odróżnieniu od innych programów, od razu należy wskazać miejsce gdzie plik będzie przechowywany, a następnie kliknąć UTWÓRZ. Przed rozpoczęciem pracy w programie warto zaplanować sobie wcześniej strukturę danych, zastanowić się jaki typ informacji będzie tam przechowywany, tak aby bez problemu zarządzać tym zbiorem.

Podstawowym elementem bazy danych są tabele. Podczas ich tworzenia należy określić jaki typ danych znajduje się w każdej komórce. W celu utworzenia nowej tabeli należy przejść do zakładki TWORZENIE, a następnie wybrać jedną z dwóch opcji: TABELE lub PROJEKT TABELI. Nowa tabela zostanie dodana do bazy danych, a jej nazwa pojawi się po lewej stronie ekranu.

Jeżeli chcemy, aby zmiany w tabeli zostały zapisane w bazie danych należy przenieś kursor myszki na nazwę tabeli, kliknąć prawy przycisk i z listy opcji wybrać ZAPISZ.

Relacje między tabelami to nic innego jak tworzenie połączeń między informacjami znajdującymi się w różnych źródłach.  Aby utworzyć relację między danymi z różnych tabel należy przejść do zakładki TABELE, a następnie w sekcji RELACJE wybrać funkcje o tej samej nazwie. W polu roboczym automatycznie otworzy się nowa zakładka PROJEKT RELACJI. W kolejnym kroku należy kliknąć DODAJ TABELĘ, zaznaczyć tabele i wybrać DODAJ ZAZNACZONE TABELE – można też zaznaczyć tabele i przerzucić ją do obszaru roboczego. W kolejnym kroku należy zaznaczyć typy danych z różnych źródeł i połączyć je ze sobą. Oczywiście przedstawiona metoda to tylko jeden ze sposobów na stworzenie relacji między tabelami – bardziej zaawansowane sposoby omawiamy podczas naszych szkoleń.

Kwerenda umożliwia wykonywanie bardziej zaawansowanych działań takich jak filtrowanie, sortowanie, grupowanie czy łączenie danych z różnych tabel. Po zastosowaniu odpowiedniego zapytania kwerenda daje także możliwość aktualizowania, dodawania lub usuwania nowych wyników na podstawie zapytania kwerendy. Aby utworzyć kwerendę w Access należy przejść do zakładki TWORZENIE – KREATOR KWEREND oraz zaznaczyć typ tworzonej kwerendy. W nowym oknie pojawi się spis wszystkich tabel wraz z wszystkimi nazwami kolumn. Wybrane kolumny z różnych tabel należy przenieś do okienka ZAZNACZONE POLA.

Microsoft Access to rozbudowany program przez co praca w nim nie jest tak intuicyjna jak w przypadku innych programów z pakietu Office. W powyższym artykule przedstawiliśmy zaledwie procent możliwości jaki oferuje ten program – dlatego już dziś zapraszamy na nasze szkolenia, podczas których kompleksowo zaprezentujemy pracę z danymi w tym programie.