Modyfikacja i dostosowanie nagłówków i stopek w MS Excel

Modyfikacja nagłówków i stopek w MS Excel to kluczowy krok w dostosowywaniu wspólnych, powtarzających się na każdej stronie elementów w arkuszu. Takimi detalami mogą być:

– numery strony

– tytuł dokumentu

– autor itd.

Nagłówki i stopki są domyślnie puste, jednak Excel pozwala na personalizację, umożliwiając użytkownikowi decydowanie o ich zawartości i układzie w dokumencie.

Wraz z postępem technologii, coraz więcej dokumentów i materiałów udostępnia się poprzez chmurę. Jest to wygodne i eliminuje konieczność drukowania oraz przekazywania danych w formie papierowej. Niemniej jednak, istnieją sytuacje, gdy potrzebny jest wydruk lub zapis arkusza Excel w formie pliku PDF. W takich przypadkach być może będziesz potrzebować, aby na każdej stronie pojawiły się nagłówki i stopki. Jak to zrobić? W tym wpisie pokażemy Ci krok po kroku, jak:

Załóżmy więc, że posiadamy dane takie, jak przedstawia Rysunek 1. Jednak wyobraźmy sobie, że ich ilość, znacząco przekracza dostępną przestrzeń i finalnie nie mieszczą się one (bez żadnych dodatkowych ustawień) na pojedynczej stronie przeznaczonej do druku.

Aby dodać nagłówek i/lub stopkę do wydruku wystarczy, że wejdziesz na wstążce w kartę Widok i wybierzesz narzędzie Układ strony, które pokazuje Rysunek 2.

To narzędzie spowoduje, że zobaczysz arkusz w formie podglądu, odzwierciedlając jego wgląd w wydruk, z odpowiednim podziałem na strony oraz marginesami. W tym trybie, zauważysz także miejsce przeznaczone na nagłówek Rysunek 3 oraz stopkę Rysunek 4. Przy najechaniu myszką na te obszary, zobaczysz, że są one podzielone na trzy sekcje: lewą, środkową i prawą.

Aby wstawić dowolny tekst w nagłówku lub w stopce kliknij myszką w jedną z trzech części (lewą, środkową i prawą). Przykładowo, jeżeli zależy Ci, aby na każdej stronie arkusza był umieszczony numeru strony zlokalizowany na dole i na środku, to kliknij myszką w tą część (sekcję) stopki. Wtedy na wstążce pojawi się karta Nagłówek i stopka oferująca dwie opcje:

Czym jest dynamiczny element? To nic innego jak coś zmieniającego się zgodnie z aktualizacjami dokumentu. W tym wypadku po kliknięciu Numer strony, numeracja pojawi się automatycznie i dynamicznie – czyli na kolejnych stronach będą kolejne numery.

Może się też okazać, że będziesz potrzebować wstawić nie tylko numer strony, ale również informację o łącznej liczbie stron (np. w postaci: Strona 1 z 4). Aby taki efekt uzyskać to po wstawieniu numeru strony dopisz ręcznie przed nim „Strona ”, a po nim: „ z ”. Natomiast mając kursor w miejscu, w którym ma być łączna liczba stron wybierz ze wstążki z narzędzi pokazanych na Rysunku 5 narzędzie Liczba stron. W efekcie dostaniesz widok stopki taki, jak pokazuje (Rysunek 6).

Jednak po kliknięciu myszką w dowolnej komórce arkusza (czyli poza nagłówkiem i stopką) zobaczysz efekt taki, jaki miał być uzyskany: zarówno numer strony jak i łączną liczbę stron.

Może się pojawić teraz pytanie: czy nie można by tej łącznej liczby stron wpisać bezpośrednio z klawiatury? Oczywiście, że można 😊. Jednak takie rozwiązanie będzie miało niestety więcej wad niż zalet. Może się przecież zdarzyć, że danych w arkuszu Excela przybędzie, co zwiększy liczbę stron na wydruku. Podobnie, jeśli zmienisz ustawienia drukowania (np. marginesy lub orientację strony), liczba stron na wydruku również się zmieni i znowu będziesz musiał ręcznie dostosować wpisaną liczbę stron w stopce.

Korzystając z odpowiedniego narzędzia ze wstążki i wstawiając łączną liczbę stron w formie dynamicznej, to już o nic nie musisz się martwić. Excel będzie za Ciebie liczyć łączną liczbę stron i umieści ją we właściwym miejscu.

W analogiczny sposób możesz wstawić różne inne dynamiczne elementy pokazane na Rysunku 5.

Po zakończonej pracy z nagłówkiem i stopką kliknij na wstążce na karcie Widok narzędzie Widok normalny, aby powrócić do standardowego widoku arkusza (Rysunek 7).

W każdej chwili możesz wrócić do widoku Układu strony, aby zmodyfikować nagłówek i stopkę.

Powyższy sposób pracy z nagłówkiem i stopką ma niestety jeden drobny haczyk. Jeśli w  arkuszu z danymi masz zablokowane okienka (poprzez narzędzie Zablokuj okienka z karty Widok na wstążce), to aby przejść do widoku Układu strony musisz te okienka odblokować. Oczywiście potem możesz je ponownie zablokować.

Jeżeli jednak chcesz pracować z nagłówkiem i stopką bez odblokowania okienek możesz to zrobić poprzez narzędzia Nagłówek i stopka  na karcie Wstawianie ze wstążki tak jak przedstawia Rysunek 8.

Po jego wybraniu najpierw pojawi się komunikat o zablokowanych okienkach (Rysunek 9). Jeśli wybierzesz opcję Anuluj, pojawi się okienko, w którym można pracować z nagłówkiem i stopką (Rysunek 10).

W tym oknie możesz wybrać opcję Nagłówek niestandardowy albo Stopka niestandardowa, co otworzy kolejne okno, w którym możesz dodawać i modyfikować zarówno nagłówek, jak i stopkę, oraz wprowadzać różne elementy w trzech częściach nagłówka. Tym razem jednak, elementy dynamiczne, które możesz dodawać, są dostępne w postaci ikon w oknie, a nie w formie narzędzi na wstążce (Rysunek 11).

Po wstawieniu potrzebnych elementów wystarczy, że zatwierdzisz po kolei obydwa okienka.

Dzięki takiemu podejściu do pracy z nagłówkiem i stopką, nie musisz się martwić zablokowanymi okienkami w arkuszu, ponieważ nie stanowią one przeszkody. 😊

Warto też tutaj wspomnieć, że narzędzie Nagłówek i stopka (zaznaczone na Rysunku 8) w starszych aktualizacjach Excela pozwalało na otwarcie okienka takiego, jak na Rysunku 10. Możesz więc w ten sposób pracować z nagłówkiem i stopką nawet jeśli nie masz zablokowanych okienek w arkuszu. Natomiast w najnowszych aktualizacjach wybranie tego narzędzia powoduje wyświetlenie widoku „Układ strony„, tak jak opisano na początku tego artykułu.

Jeżeli chcesz poznać więcej narzędzi związanych z wydrukiem arkusza Excelowego, to zapraszamy Cię na szkolenie Excel podstawowy, o którym więcej możesz przeczytać poniżej: