Najlepsze praktyki korzystania z Microsoft 365 w firmie

Firma Microsoft, aby zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania plików swoich użytkowników posiada od kilku do kilkunastu kopii zapasowych zapisanych na różnych serwerach. Oznacza to, że w przypadku awarii jednego z serwerów, dane użytkowników są bezpieczne. Bezpieczeństwo to jeden z argumentów dla których tak wiele firm codziennie korzysta z produktów firmy Microsoft. Na sukces i popularności programów wchodzących w skład pakietu Office z pewnością wpływa też fakt, że korzystanie z tych narzędzi jest proste i intuicyjne. Dzisiaj pokażemy jakie ustawienia i zachowania warto wdrożyć, aby praca była jeszcze łatwiejsza i przyjemniejsza.

Powiadomienia w Microsoft Teams powinny zostać ustawione według własnych preferencji każdego z użytkowników – można je ustawić z poziomu globalnego oraz lokalnego. Aby skonfigurować globalne ustawienia powiadomień należy kliknąć w konto użytkownika, przejść do ZARZĄDZAJ KONTEM i wybrać POWIADOMIENIA. Opcje powiadomień, które zostaną zaznaczone z tego poziomu będą zastosowane w czacie, na spotkaniu oraz w każdym zespole i kanale.

Istnieje możliwość zmiany typu powiadomień w konkretnym kanale.  W tym celu należy kliknąć trzy kropki, a następnie rozwinąć POWIADOMIENIA KANAŁU i wybrać typ powiadomienia.

Jeżeli chodzi o najbardziej optymalne ustawienia podczas rozmowy online to jeżeli spotkanie ma charakter otwarty, rekomendujemy, aby uczestnicy spotkania mogli ominąć poczekalnie. W pozostałych przypadkach warto tą opcję zablokować i samemu decydować o tym kto uczestniczy w spotkaniu.

Ustawienia poczekalni znajdują się po rozwinięciu trzech kropeczek w oknie spotkania, w zakładce USTAWIENIA – OPCJE SPOTKANIA. W tym oknie można też ustawić opcje, które są dostępne dla uczestników spotkania takie jak czat czy używanie mikrofonu.

Dobrą praktyką  podczas wewnętrznych spotkań, jest tworzenie notatek podczas spotkań.  Aby plik z notatkami był w jednym miejscu, należy skorzystać z opcji NOTATKI ZE SPOTKANIA, które znajdują się po rozwinięciu trzech kropek w oknie spotkania.

W sytuacji kiedy pełnione są różne role jednocześnie lub kiedy chcemy mieć wgląd w kalendarze innych osób warto synchronizować różne terminarze na swoim koncie pocztowym. Aby to zrobić należy przejść do KALENDARZA,  a następnie w zakładce NARZĘDZIA GŁÓWNE wybrać funkcję DODAJ KALENDARZ. Program daje możliwość dodawania kalendarza zarówno osób pracujących w jednej organizacji jak i osób z poza organizacji – przez dodanie kalendarza internetowego.

Planowanie swoich działań w Outlooku ma tą przewagę nad kalendarzem w Teamsach, że tutaj istnieje możliwości wyświetlania czasu pracy w ujęciu dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Plan dnia może też zostać wyświetlony w układzie poziomym – w tym celu należy kliknąć WIDOK HARMONOGRAMÓW.

Aby mieć kontrolę nad firmowymi plikami należy je udostępniać w bezpieczny sposób. Na szczęście ten proces nie jest skomplikowany i składa się z kilku kliknięć.

Po zaznaczeniu konkretnego pliku należy przejść do funkcji UDOSTĘPNIJ, a następnie w nowym oknie wybrać możliwość wyświetlania lub edytowania zawartości. OneDrive daje też możliwość ustawienia daty wygaśnięcia dostępu do pliku – opcja ta znajduję się po przejściu do USTAWIEŃ UDOSTĘPNIANIA.

Dobrą praktyką jest tworzenie kopii plików z chmury na komputer – informacje o tym jak to zrobić znajdziesz w tym artykule.