Tabele przestawne - co to jest i jak z tego korzystać?

Zaawansowana umiejętność korzystania z programu Microsoft Excel to wiedza, która jest bardzo doceniana i poszukiwana przez pracodawców. Tym bardziej, że na rynku pracy jest grono osób, które nie rozwijają swoich cyfrowych kompetencji i korzystają z programów w podstawowym zakresie.

Celem naszej firmy jest dzielenie się swoją wiedzą a zawodowy rozwój naszych kursantów to dla nas ogromny powód do dumy. Dlatego tematem dzisiejszego artykułu są tabele przestawne, które stanowią pierwszy krok do pogłębionej analizy danych.

Z technicznego punktu widzenia, tabela przestawna to nic innego jak nowa tabela, która powstaje na bazie tabeli źródłowej. Jednak możliwości manewrowania wyglądem takiego pliku znacznie wykraczają poza pracę z danymi przedstawionymi, w tradycyjny sposób.

Główną cechą tabel przestawnych jest swobodne przestawianie danych. Dzięki temu można wyłapać pewne wzorce i trendy, które nie są widoczne „gołym okiem”. Taka umiejętność pracy z danymi jest niezastąpiona podczas tworzenia raportów czy podsumowań, które w dalszym kroku przyczyniają się do wyciągania faktów, które stanowią cenną informację np. podczas opracowywania strategii rozwoju przedsiębiorstwa.

Kolejnym argumentem przemawiającym na korzyść korzystania z tabeli przestawnej, jest łatwe połączenie poszczególnych grup danych, porównanie danych ze sobą, a także fakt, że zmiana rodzaju podsumowania to kwestia kilku kliknięć. Duże znaczenie ma tutaj możliwość zmiany parametrów tak, aby po kilku sekundach uzyskać zupełnie nowe zestawienie danych.

Tak więc jak widać, tabele przestawne mają wiele korzyści, dlatego warto nauczyć się jak z nich korzystać.

Dobra wiadomość jest taka, że korzystanie z tabeli przestawnych, nie wymaga instalowania dodatkowych aplikacji, to co należy zrobić to przejść do zakładki WSTAWIANIE, a tutaj w sekcji TABELE znajduje się ikonka odpowiedzialna za tą funkcję.

Jeżeli dane na bazie których chcesz pracować nie są uszeregowane w formie tabeli, to w pierwszy kroku należy zacząć od tego. Następnie przejść do wspomnianej już zakładki WSTAWIENIA i wybrać opcję TABELA PRZESTAWNA z sekcji TABELA, która na wstążce znajduję się lewym skrajnym narożniku. Często jest tak, że Excel sam określa zakres takiej tabeli, ale zdarzają się sytuację kiedy trzeba zrobić to samemu. Warto też spojrzeć na polecenie POLECANE TABELE PRZESTAWNE, w których program sam proponuje przykładowe formy tabeli.

Bardzo często tabele przestawne otwierane są w nowym arkuszu, ale można to zmienić zaznaczając konkretną komórkę  i wybierając opcje ISTNIEJĄCY ARKUSZ w okienku, które pojawia się po przejściu do tabeli przestawnych.

Po prawej stronie widoczne jest okno z POLAMI TABELI PRZESTAWNEJ. W głównym polu wszystkie dane zostały zgrupowane według nazwy kolumn z bazowej tabeli. Poniżej znajdują się cztery kolumny: FILTRY, KOLUMNY, WIERSZE i WARTOŚCI, które umożliwiają łatwą modyfikację tabeli. To co należy zrobić w tym momencie to odpowiednio przesunąć nazwy wierszy do odpowiedniego pola. Zaznaczenie wiersza w głównym wierszu spowoduje automatyczne przeniesienie tych wartości do POLA WIERSZE. Aby usunąć dane z konkretnego pola należy je zaznaczyć, a następnie przesunąć na pole arkusza, wówczas obok nazwy wiersza pojawi się symbol „x”.

Pole KOLUMNY odpowiedzialne jest za kolejny podział danych, który ułatwia analizę danych o dodatkowe informację.

FILTRY poprzez selekcje umożliwiają pokazywanie odpowiednich danych. Tutaj podobnie jak w przypadku pozostałych pól należy przeciągnąć odpowiedni wiersz do pola FILTRY.

Oczywiście tabele przestawną można modyfikować w dowolny sposób, tak by przedstawiała ona dane najważniejsze dla danej sytuacji dane.

Mimo tego, że w miejscu wartości EXCEL pokazuje sumę wszystkich liczb, to w podsumowaniu można pokazać inny typ obliczeń np. liczbę maksymalną, minimalną lub średnią. W tym celu należy przejść do pola WARTOŚCI, zaznaczyć wiersz, a następnie z dostępnych poleceń wybrać USTAWIENIA POLA WARTOŚCI. Tutaj w nowym oknie dostępne są różne warianty podsumowania danych. Ten sam efekt można uzyskać w drugi sposób najeżdżając kursorem myszki na kolumnę z podsumowaniem, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając PODSUMUJ WARTOŚCI WEDŁUG. Ciekawą opcją jest też polecenie POKAŻ WARTOŚCI JAKO, dzięki którym można przedstawić dany wynik jako procent sumy lub różnicy różnych kolumn.

Warto też zwróci uwagę, że po przejściu do TABELI PRZESTAWEJ na wstążce pojawia się dedykowana zakładka ANALIZA TABELI PRZESTAWNEJ, która umożliwia dodatkowe działania takie jak wstawienie osi czasu, umieszczenie wykresu czy przeniesienie tabeli do innego miejsca

Jeżeli chcesz rozwinąć swoją wiedze z zakresu tabel przestawnych o dodatkową wiedzę to koniecznie zapytaj o indywidualne szkolenie dla siebie i pracowników Twojej firmy.