Trzy niestandardowe spisy treści w MS Word

Microsoft Office
Word

 

Spis treści w pracy magisterskiej? A może w pracy licencjackiej?

 

A może potrzebujesz stworzyć niestandardowy spis ilustracji lub spis równań matematycznych w pracy inżynierskiej?

 

Jak w MS Word utworzyć spis treści, który nie jest typowym spisem? Wielu z nas przynajmniej raz w życiu spotyka się z koniecznością utworzenia chociażby jednego spisu treści. Najczęściej ten test naszych umiejętności MS Word przychodzi z chwilą przygotowywania pracy dyplomowej.

 

Pssst jeśli szukasz wiedzy jak stworzyć automatyczny spis treści, który pozwoli zaoszczędzić ci czas a jednocześnie zadba o estetykę,  sprawdź artykuł:

Szybka powtórka nt. spisu treści w MS Word

Z artykułu powyżej wiesz, że najprostszym sposobem tworzenia spisu treści (np. dla prac magisterskich) jest skorzystanie ze stylów nagłówkowych. Styl to w uproszczeniu taki zdefiniowany z góry wygląd czcionki i/lub akapitu. MS Word posiada wbudowane takie style, które mają ułatwiać pracę na dokumencie. Na przykład znajdziesz w nim style takie jak:

 

Normalny

 

Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3…

 

Korzystając z tych styli możesz nadawać odpowiednią ważność różnym fragmentom tekstu a potem MS Word będzie wiedział, że to co ważniejsze ma być wzięte pod uwagę w spisie treści (to co mniej ważne do pewnego stopnia też ale z odpowiednim umniejszeniem ważności). Zwróć uwagę np. jak wygląda poniższy spis treści dla zaznaczonego fragmentu tekstu.

Niestandardowe wymagania rodzą niestandardowe wpisy treści

Twoje ciekawostki tak bardzo przypadły do gustu recenzentom, że poprosili o ich wyszczególnienie w oddzielnym spisie treści. Jak zatem możesz to osiągnąć?

 

Napotkamy tutaj na dwa problemy ze spisem treści:

 

1. Przecież masz już spis treści oparty o nagłówki, więc jak utworzyć drugi niezależny spis treści?

 

2. W jaki sposób wyselekcjonować ciekawostki i przekazać informacje do spisu treści, o tym gdzie się znajdują. Co więcej – jak to zrobić by ciekawostki nie wpadły do głównego spisu a zwykłe nagłówki do spisu ciekawostek?

Spis treści w MS Word oparty na niestandardowych stylach

Efekt jaki chcemy uzyskać znajdziesz na poniższym zrzucie – żyjący spis treści na podstawie nagłówków i żyjący spis treści na podstawie ciekawostek.

Co to znaczy żyjący? To znaczy, że taki spis treści w MS Word będzie się aktualizował gdy Twoja praca będzie się powiększać, pomniejszać, zamieniać miejscami etc.

 

Załóżmy, że masz już utworzony styl, który odpowiada za wyświetlenie tytułu ciekawostki w dokumencie MS Word:

Zastosowałeś ten styl w dokumencie w wielu miejscach tak, aby początek każdej ciekawostki wyglądał dokładnie tak samo dając czytelnikowi uczucie ustrukturyzowanej i profesjonalnej pracy.

 

Nasza praca w tworzeniu niestandardowego spisu treści rozpocznie się od znalezienia miejsca, gdzie chcemy taki spis stworzyć. Ja przygotuję ten spis tak, aby zaczynał się pod moim standardowym spisem treści z pracy pochodzącym z tytułów rozdziałów.

 

 

Przejdźmy następnie do wstawiania spisu treści (zgodnie z poniższym zrzutem):

Microsoft Word wyświetli nam standardowe okno (o zgrozo, przy niestandardowym spisie) wstawiania spisu treści:

Omawianie klasycznych parametrów pominiemy w tym artykule. Nas interesuje powiedzenie MS Word – przeskanuj dokument akapit po akapicie i za każdym razem gdy natrafisz na akapit o nazwie „Ciekawostka” zapamiętaj na której jest stronie oraz jaka jest treść nagłówka takiej ciekawostki. Na koniec zaś przeczesywania dokumentu przygotuj zbiorcze zestawienie stron, i tytułów i wklej w miejsce gdzie się znajdujesz. Wstawianie niestandardowego spisu treści z perspektywy MS Word wydaje się żmudnym zajęciem, prawda?

 

Przejdźmy zatem do polecenia Opcje w sekcji Spis treści i w zaznaczonych na czerwono poniżej polach usuńmy domyślne poziomy spisu treści, po czym przy zaznaczonym na zielono polu wskażmy, że interesuje nas potraktowanie ciekawostek jako pierwszego (i de facto jedynego) poziomu do spisu treści.

Po zatwierdzeniu przyciskiem OK dwukrotnie MS Word zada nam pytanie, które moglibyśmy sparafrazować:

„Drogi użytkowniku, widzę, że masz już spis treści w dokumencie. Czy Ty chcesz może żebym ja, potężny władca dokumentu MS Word zastąpił dotychczasowy spis treści? Kliknij tylko tak, a to wykonam.”

Wybieramy zatem „Nie” dzięki czemu możemy cieszyć się dwoma spisami treści w jednym dokumencie. Bardzo istotne jest tutaj to, że te dwa spisy treści będą nam dawały możliwość dynamicznej aktualizacji. Jeśli zatem dopiszemy nowe ciekawostki czy też nowe rozdziały – będziemy mieli możliwość ich uwzględnienia w istniejących spisach treści.

Spis treści oparty na poziomach konspektu

Praca z konspektem jest dość osobliwym sposobem na pracę z edytorem MS Word, zwłaszcza w dobie wszelkich usprawnień, które niosą nam nowoczesne funkcje AI dostępne w pakiecie Microsoft 365. Niemniej jednak istnieje grupa osób, które wciąż z tego typu funkcjonalności lubią korzystać, żeby uzyskać pełniejszy ogląd na strukturę dokumentu. W widoku konspektu łatwo zauważyć jak dokument podzielony jest na akapity. Przykładowo widok konspektu dla dokumentu może wyglądać jak na poniższym zrzucie:

Taki widok można oczywiście w MS Word włączyć korzystając z przycisku Konspekt znajdującego się na karcie Widok.

W widoku konspektu łatwo możemy zmieniać „ważność” tekstu – wystarczy, że ustawimy się w danym akapicie i skorzystamy z przycisków widocznych na poniższym zrzucie:

Dzięki temu mogę nadać ramę i strukturę mojemu dokumentowi, który potem będę w stanie przekuć w spis treści. Gdy już zdefiniujemy taką strukturę, możemy wyjść z widoku konspektu. Następnie, żeby utworzyć spis treści w oparciu o zdefiniowane poziomy możemy przejść do opcji Odwołania/Spis treści/Niestandardowy spis treści jak w przypadku pierwszego spisu treści omawianego w tym artykule. Analogicznie postępujemy w dalszym kroku – przechodzimy do Opcji spisu treści.

W oknie definiowania parametrów spisu treści odznaczamy sekcję zaznaczoną powyżej na czerwono czyli Style i zaznaczamy opcję Poziomy konspektu. Po zatwierdzeniu przyciskiem OK otrzymamy spis treści oparty o naszą strukturę poziomów konspektu.

 

Ten sposób tworzenia spisu treści radzimy Wam traktować jako ciekawostkę, a nie jako coś co na szkoleniu MS Word – poziom średniozaawansowany określilibyśmy jako dobrą praktykę przy pracy z dokumentami. W przeciwieństwie do spisu treści nr 3, który pozwala na uzyskanie magicznych efektów, a więc…

Word - poziom średniozaawansowany

550  netto

Na szkolenie nauczysz się jak poprawnie tworzyć dokumenty oraz jak wykorzystać wszystkie możliwośc...
Zobacz szkolenie

Spis treści w MS Word oparty na polach wpisu spisu treści

Wyobraź sobie, że tworzysz jakąś umowę. Weźmy na tapetę przyziemny temat – wynajem mieszkania. Twoja umowa ma 9 stron, chciałbyś ją wysłać do przejrzenia drugiej stronie umowy. W umowie jest bardzo dużo elementów istotnych i tych, które należy przeczytać ale nie są kluczowe. Dlatego chciałbyś na początku umowy wstawić spis treści, który pozwoli użytkownikowi przenieść się do najważniejszych sekcji, czyli:

 

  1. Przedmiotu najmu
  2. Kwoty najmu
  3. Kwoty kaucji.

 

Wszystkie te elementy są „gdzieś” zaszyte w umowie i Twoim celem jest zatrzymanie tego układu umowy. Nie chcesz dodawać dodatkowych sekcji, bawić się ze stylami nagłówkowymi etc. Można powiedzieć, że chcesz niektórym fragmentom tekstu przypiąć niewidzialny znacznik, który będzie mówić „Hej, spisie treści tutaj jestem”. W jaki sposób możemy oznaczyć taki tekst w dokumencie?

 

Wystarczy ustawić się w miejscu, gdzie chcemy taki niewidzialny znacznik postawić i zaznaczyć tekst nim objęty. W moim przypadku do oznaczenia przedmiotu najmu – przed adresem:

 

Po oznaczeniu tego miejsca należy wcisnąć na klawiaturze kombinację klawiszy ALT + SHIFT + O („o” jak „Oooooo jakie to proste”).

 

W oknie dialogowym wyświetlonym przez MS Word należy określić wpis spisu treści, np.:

 

W dokumencie możesz zobaczyć „dziwne” znaki. Nie przejmuj się nimi.

 

One wyświetlane są tylko wtedy, gdy Word wyświetla znaki niedrukowalne – na powyższym zrzucie widoczna jest podświetlona na zielono ikona odwróconego P (akapitu).

 

Gdy wyłączysz tę opcję dokument będzie wyglądał jakby nic się w nim nie zadziało (nie są wyświetlane nasze tajemnicze, niewidzialne znaczniki wpisów spisu treści).

Po powtórzeniu tej czynności dla pozostałych miejsc w dokumencie możemy przystąpić do odczytania ich pozycji i przeniesienia do niestandardowego spisu treści.

 

Standardowo w dokumencie MS Word gdy chcemy wstawić spis treści – ustawiamy się w miejscu gdzie chcemy, żeby on się pojawił. Następnie (już dla nas standardowo) wchodzimy w Niestandardowy spis treści.

 

W opcjach wstawiania niestandardowego spisu treści wybieramy wyłącznie opcję mówiącą o pobraniu do spisu treści niestandardowych znaczników zgodnie z poniższym zrzutem:

Od tej pory mamy w dokumencie kolejny dynamiczny spis treści, który pobiera wpisy pozornie niewidzialne dla użytkownika.

Możesz dzięki temu przygotować spis najciekawszych zagadnień, a spis będzie działał magicznie – po kliknięciu będzie przenosił w konkretne miejsce osadzone w dokumencie. Większość użytkowników nie jest przyzwyczajona do takiego działania, dlatego może to być dla nich niesamowicie interesująca opcja, która wyniesie nas do poziomu czarnoksiężników z doliny Word.

 

MS Word jest niezwykle potężnym narzędziem i jednocześnie bardzo niedocenianym. Nie popełniaj tego błędu co 95% jego użytkowników – nie traktuj go po macoszemu, że niewiele potrafi. Poznaj jego tajniki i naucz się nim sprawnie władać jak babcia przepisem na pierogi.

MS Word - e-learningi
  • MS Word poziom podstawowy e - ...

    Poziom podstawowy. Rozpocznij pracę z najpopularniejszym edytorem tekstu....
    Dowiedz się więcej
  • MS Word poziom średniozaawanso...

    Poziom średniozaawansowany. Poznaj użyteczne funkcje MS Word....
    Dowiedz się więcej
  • MS Word poziom zaawansowany e ...

    Poziom zaawansowany. Dowiedz się jak pracować z dużymi dokumentami....
    Dowiedz się więcej

O Wordzie wiemy wszystko, sięgnij po darmową wiedzę:

Podobne artykuły

Wszystkie artykuły