5 nieoczywistych funkcji w Outlooku

Z pośród wszystkich programów używanych przez pracowników w czasie pracy, programy do obsługi poczty elektronicznej są jednymi z tych, z których korzysta się najczęściej. Najpopularniejszym z nich jest Outlook, który wchodzi w skład pakietu Microsoft 365. Mimo jego ogromnej popularności i licznych funkcjonalności, nadal wiele osób ogranicza się tylko do wysyłania i odczytywania wiadomości.

Narzędzia Microsoft mają to do siebie, że stale są aktualizowane dlatego, w poniższym artykule przedstawiamy kilka niepopularnych funkcji, które ułatwiają prace.

Najlepszy sposób na uporządkowanie wiadomości jest stworzenie odpowiednich folderów, jednak przenoszenie każdej wiadomości ręcznie jest żmudne i czasochłonne. Rozwiązaniem jest stworzenie odpowiednich reguł, dzięki którym będzie się to działo automatycznie.

Dodatkowe foldery tworzy się analogicznie jak nowy folder w komputerze, należy kursorem myszki podświetlić główną sekcję którą chcemy rozbudować, kliknąć prawy przyciskiem myszy i z dostępnych opcji wybrać NOWY FOLDER. Można stworzyć osobne podfoldery do skrzynki odbiorczej lub nadawczej, a ich ilość nie jest ograniczona.

W celu utworzenia reguły należy zaznaczyć wiadomość od konkretnego nadawcy, kliknąć prawym przyciskiem myszy i przejść do opcji REGUŁY – ZAWSZE PRZENOŚ WIADOMOŚĆ Z . W nowym oknie należy wybrać miejsce docelowe, w tym przypadku będzie to nowy folder. Od tego momentu nowe wiadomości od zaznaczonego nadawcy nie będą widoczne w głównym oknie, ale w tym konkretnym folderze.

W scenach filmowych czasami można zobaczyć sytuacje, gdzie jeden z bohaterów pomylił adresata i prywatna wiadomość została wysłana do jego przełożonego. W życiu codziennym takie sytuacje też niestety się zdarzają, dlatego warto stworzyć regułę, która opóźnia dostarczenie wiadomości o kilka minut.

Nową regułę można ustawić przechodząc do zakładki PLIK – ZARZĄDZANIE REGUŁAMI I ALERTAMI. W nowym oknie należy kliknąć NOWA REGUŁA, a następnie w sekcji ROZPOCZNIJ OD PUSTEJ REGUŁY wybrać wariant ZASTOSUJ REGUŁĘ DO WYSŁANYCH WIADOMOŚCI. W kolejnym kroku należy określić warunki zastosowania reguły, można pominąć ten krok, jednak w przypadku opóźnienia wiadomości najczęściej wybieranym warunkiem jest TYLKO NA TYM KOMPUTERZE. Po kliknięciu w przycisk DALEJ, pojawia się nowe okno, w którym na końcu listy znajduje się funkcja ODŁUŻ DOSTARCZENIE O [PODAJ LICZBĘ] MINUT. Należy zaznaczyć ten warunek, a następnie w KROKU 2, który znajduje się w dolnej części tego okna określić o ile minut Outlook ma odłożyć dostarczenie wiadomości.

Od tego momentu wszystkie wiadomości zanim zostaną wysłane, pojawią się w SKRZYNCE NADAWCZEJ, która umożliwia edycję lub skasowanie wiadomości.

Kategoryzacja wiadomości to kolejny sposób na porządek i zwiększenie produktywności. Dzięki oznaczeniu wiadomości konkretnym kolorem, jednym rzutem oka można przejść do poszukiwanego listu.

Aby przypisać maila do wybranej kategorii należy zaznaczyć wiadomość, przejść do zakładki NARZĘDZIA GŁÓWNE, a następnie w sekcji TAGI wybrać KATEGORYZUJ i przypisać wiadomość do konkretnej kategorii.  Nazwy oraz kolory kategorii można zmienić klikając dwa razy na kategorię albo wybierając WSZYTSKIE KATEGORIE.

Nie każdy wie, że można zapisać wiadomość w dowolnym miejscu na komputerze i dzięki temu stworzyć kopie zapasową ważnych wiadomości. Tak zapisaną wiadomość można też przesłać w postaci załącznika.

Wystarczy zaznaczyć odpowiedni mail, przejść do zakładki PLIK, wybrać opcje ZAPISZ JAKO i zaznaczyć miejsce gdzie kopia wiadomości będzie przechowywana.

Rozpraszacze to największy wróg produktywności, a powiadomienie, że w skrzynce czeka nowa wiadomość skutecznie wybija z rytmu pracy.

Powiadomienia w Outlooku są włączone domyślnie, ale w kilka sekund można to zmienić. To co należy zrobić to wejść do zakładki PLIK, następnie kliknąć OPCJE, przejść do zakładki POCZTA i tutaj w sekcji NADEJŚCIE WIADOMOŚCI odznaczyć WYŚWIETL ALERT NA PULPICIE.