5 nieoczywistych funkcji w Outlooku

Outlook
MS Office
Blog

Z pośród wszystkich programów używanych przez pracowników w czasie pracy, programy do obsługi poczty elektronicznej są jednymi z tych, z których korzysta się najczęściej. Najpopularniejszym z nich jest Outlook, który wchodzi w skład pakietu Microsoft 365. Mimo jego ogromnej popularności i licznych funkcjonalności, nadal wiele osób ogranicza się tylko do wysyłania i odczytywania wiadomości.

 

Narzędzia Microsoft mają to do siebie, że stale są aktualizowane dlatego, w poniższym artykule przedstawiamy kilka niepopularnych funkcji, które ułatwiają prace.

Automatyczne przenoszenie wiadomości do odpowiednich folderów

Najlepszy sposób na uporządkowanie wiadomości jest stworzenie odpowiednich folderów, jednak przenoszenie każdej wiadomości ręcznie jest żmudne i czasochłonne. Rozwiązaniem jest stworzenie odpowiednich reguł, dzięki którym będzie się to działo automatycznie.

 

Dodatkowe foldery tworzy się analogicznie jak nowy folder w komputerze, należy kursorem myszki podświetlić główną sekcję którą chcemy rozbudować, kliknąć prawy przyciskiem myszy i z dostępnych opcji wybrać NOWY FOLDER. Można stworzyć osobne podfoldery do skrzynki odbiorczej lub nadawczej, a ich ilość nie jest ograniczona.

 

W celu utworzenia reguły należy zaznaczyć wiadomość od konkretnego nadawcy, kliknąć prawym przyciskiem myszy i przejść do opcji REGUŁY – ZAWSZE PRZENOŚ WIADOMOŚĆ Z . W nowym oknie należy wybrać miejsce docelowe, w tym przypadku będzie to nowy folder. Od tego momentu nowe wiadomości od zaznaczonego nadawcy nie będą widoczne w głównym oknie, ale w tym konkretnym folderze.

Opóźnienie wysłanych wiadomości

W scenach filmowych czasami można zobaczyć sytuacje, gdzie jeden z bohaterów pomylił adresata i prywatna wiadomość została wysłana do jego przełożonego. W życiu codziennym takie sytuacje też niestety się zdarzają, dlatego warto stworzyć regułę, która opóźnia dostarczenie wiadomości o kilka minut.

 

Nową regułę można ustawić przechodząc do zakładki PLIK – ZARZĄDZANIE REGUŁAMI I ALERTAMI. W nowym oknie należy kliknąć NOWA REGUŁA, a następnie w sekcji ROZPOCZNIJ OD PUSTEJ REGUŁY wybrać wariant ZASTOSUJ REGUŁĘ DO WYSŁANYCH WIADOMOŚCI. W kolejnym kroku należy określić warunki zastosowania reguły, można pominąć ten krok, jednak w przypadku opóźnienia wiadomości najczęściej wybieranym warunkiem jest TYLKO NA TYM KOMPUTERZE. Po kliknięciu w przycisk DALEJ, pojawia się nowe okno, w którym na końcu listy znajduje się funkcja ODŁUŻ DOSTARCZENIE O [PODAJ LICZBĘ] MINUT. Należy zaznaczyć ten warunek, a następnie w KROKU 2, który znajduje się w dolnej części tego okna określić o ile minut Outlook ma odłożyć dostarczenie wiadomości.

 

Od tego momentu wszystkie wiadomości zanim zostaną wysłane, pojawią się w SKRZYNCE NADAWCZEJ, która umożliwia edycję lub skasowanie wiadomości.

Kategorie wiadomości

Kategoryzacja wiadomości to kolejny sposób na porządek i zwiększenie produktywności. Dzięki oznaczeniu wiadomości konkretnym kolorem, jednym rzutem oka można przejść do poszukiwanego listu.

 

Aby przypisać maila do wybranej kategorii należy zaznaczyć wiadomość, przejść do zakładki NARZĘDZIA GŁÓWNE, a następnie w sekcji TAGI wybrać KATEGORYZUJ i przypisać wiadomość do konkretnej kategorii.  Nazwy oraz kolory kategorii można zmienić klikając dwa razy na kategorię albo wybierając WSZYTSKIE KATEGORIE.

Zapisanie wiadomości jako osobnego pliku

Nie każdy wie, że można zapisać wiadomość w dowolnym miejscu na komputerze i dzięki temu stworzyć kopie zapasową ważnych wiadomości. Tak zapisaną wiadomość można też przesłać w postaci załącznika.

 

Wystarczy zaznaczyć odpowiedni mail, przejść do zakładki PLIK, wybrać opcje ZAPISZ JAKO i zaznaczyć miejsce gdzie kopia wiadomości będzie przechowywana.

Wyłączenie powiadomień o nowych wiadomościach

Rozpraszacze to największy wróg produktywności, a powiadomienie, że w skrzynce czeka nowa wiadomość skutecznie wybija z rytmu pracy.

 

Powiadomienia w Outlooku są włączone domyślnie, ale w kilka sekund można to zmienić. To co należy zrobić to wejść do zakładki PLIK, następnie kliknąć OPCJE, przejść do zakładki POCZTA i tutaj w sekcji NADEJŚCIE WIADOMOŚCI odznaczyć WYŚWIETL ALERT NA PULPICIE.

Outlook to kolejny produkt z rodziny Microsoft, który zawiera szereg przydanych i interesujących, które nie są wykorzystywane z powodu niewiedzy użytkowników. A szkoda, bo lepsza znajomość oprogramowania zawsze wpływa na szybkość i komfort pracy. Dlatego nie czekaj i sprawdź ofertę naszych szkoleń już dziś.
  • Outlook – Obsługa poczty elekt...

    Pokażemy Ci w jaki sposób przydzielać zadania innym członkom zespołów oraz śledzić postępy wykonania prac. Dowiesz się również jak...
    Dowiedz się więcej
  • MS Outlook e - learning

    Poznaj program Outlook na wskroś. Dowiedz się jak z jego pomocą zapanować nad mailami ale także kalendarzem, zdaniami i kontaktami...
    Dowiedz się więcej
  • Komunikacja i współpraca z MS ...

    Poznaj narzędzie do współpracy i komunikacji w ramach pakietu Office 365. Pracuj świadomie na platformie współpracy grupowej....
    Dowiedz się więcej

Podobne artykuły

Wszystkie artykuły