Jak opóźnić wysyłanie wiadomości w Outlooku ?

Wysyłanie wiadomości email bardzo często jest kojarzone z pracą w czasie rzeczywistym, a prawda jest taka, że dzięki współczesnym narzędziom każdy pracownik biurowy może „zagiąć czasoprzestrzeń” i wysłać do swojego klienta maila, który został nadany  wiele godzin wcześniej przed jego finalnym dostarczeniem.

„Nie dostarczaj przed…” to zaawansowane ustawienia listu elektronicznego, które przydadzą się w sytuacji kiedy np. planujemy korespondencję z klientami, chcemy aby nasza wiadomość była na samej górze czyjeś skrzynki odbiorczej lub po prostu wykonujemy prace w późnych godzinach wieczornych i nie chcemy, aby to zostało źle odebrane przez innych współpracowników.

Poniżej pokażemy Ci  2 sposoby na wysłanie wiadomości z późniejszym czasem dostarczenia. Jeden będzie nawiązywał do konkretnej wiadomości, a drugi opóźni wszystkie wiadomości wychodzące.

Najpierw omówmy pierwszy sposób- opóźnienie w wysłaniu konkretnej wiadomości e-mail.

Aby dostarczyć wiadomość, w późniejszym terminie należy, w otwartym oknie wiadomości wejść, w zakładkę OPCJĘ, a następnie wybrać funkcję OPÓŹNIJ DOSTARCZENIE i w sekcji OPCJE DOSTARCZENIA zaznaczyć funkcję NIE DOSTARCZAJ PRZED oraz wyznaczyć datę i godzinę faktycznego wysyłania wiadomości ze skrzynki nadawczej.

Co ciekawe to samo okienko pojawi się po rozszerzeniu funkcji TAGI, w głównym widoku wiadomości.

 

Przejdźmy teraz do drugiego sposobu, czyli opóźnienia dostarczenia wszystkich wiadomości.

W tym celu, w głównym oknie Outlooka należy wejść do zakładki PLIK, a następnie wejść, w ZARZĄDZAJ REGUŁAMI I ALERTAMI. W okienku, które się pojawiło kliknąć NOWA REGUŁA oraz w sekcji ROZPOCZNIJ OD PUSTEJ REGUŁY wybrać ZASTOSUJ REGUŁĘ DO WYSŁANYCH WIADOMOŚCI. W następnym kroku, można wybrać warunek jaki musi spełnić opóźniona wiadomość, jeżeli nie zostanie zaznaczona żadna z możliwości, to pojawi się okienko z zapytaniem czy opóźnienie ma być zastosowane do wszystkich wiadomości. W kolejnym oknie z listy możliwości należy wybrać funkcję ODŁÓŻ DOSTARCZENIE O, a następnie liczbę minut, o które zostanie opóźniona wiadomość. Po kliknięciu DALEJ, pojawi się okno, z możliwością zaznaczenia wyjątków. Na samym końcu pozostaje tylko nadać nazwę nowo powstałej regule.

Na przestrzeni lat Outlook, podobnie jak inne produkty Microsoft, bardzo mocno się rozwinął, co można zauważyć przez ilość możliwości jakie wyświetlą się podczas ustawiania reguły opóźnienia dostarczenia wszystkich wiadomości. Jeżeli chcesz poznać zaawansowane funkcje tego programu to skorzystaj z naszej oferty szkoleniowej => Szkolenie MS Outlook