Jak zarządzać swoim firmowym kalendarzem?

Paradoksem współczesnych czasów jest to, że z jednej strony coraz lepiej korzystamy z dóbr technologicznych, których głównym zadaniem jest uwolnienie ludzkiego czasu, a z drugiej strony to poczucie, że czas płynie coraz szybciej jest silniejsze niż kiedyś.

Z pewnością na to poczucie upływającego czasu wpływa nie tylko niekończąca się lista zadań, ale również to w jaki sposób wykorzystywany jest czas przeznaczony na prace. Na rynku dostępna jest bardzo duża liczba narzędzi pomagających w odpowiednim zarządzaniu swoim czasem, jednak my w tym artykule skupimy się na kalendarzu, który jest częścią aplikacji dostępnych w Microsoft 365. Największą korzyścią kalendarza jest synchronizacja z pozostałymi narzędziami Microsoft 365 – a to znaczącą wpływa na komfort i czas pracy.

Najbardziej popularnym programem biurowym jest skrzynka pocztowa i właśnie korzystając z tego narzędzia omówimy najważniejsze funkcje kalendarza, mimo tego, że dostępny jest on również w Microsoft Teams.

Głównym celem prowadzenia kalendarza jest zapisywanie terminów spotkań i zadań do wykonania. Po kliknięciu w ikonę kalendarza, który znajduje się w lewym bocznym pasku otwiera się widok kalendarza. Możliwości zapisywania terminów spotkań jest kilka – można to zrobić za pomocą jednej z funkcji w sekcji NOWY np. NOWY TERMIN lub NOWE SPOTKANIE, ale można również kliknąć dwa razy kursorem myszki na konkretną datę i godzinę.

W nowym oknie oprócz podstawowych informacji dotyczących spotkania/zadania znajdują się również takie funkcje jak: tagi, dyktafon czy czytnik immersyjny. Bardzo interesująca w kontekście zarządzania czasem pracy jest funkcja CYKL, dzięki której raz ustawione zadanie lub spotkanie będzie automatycznie dodawało się do kalendarza. Funkcja cykl znajduje się na pasku zadań w sekcji OPCJE oraz w głównym widoku formularza zadania/spotkania.

Planując wydarzenie, w którym będzie uczestniczyć kilka osób warto przed wysłaniem zaproszenia sprawdzić status dostępności tych osób. W tym celu można skorzystać z asystenta planowania, który poprzez wyświetlanie czasu pracy innych osób, pomaga w ustaleniu terminu spotkania dogodnego dla wszystkich osób. Ta funkcja działa tylko, w sytuacji kiedy inne osoby udostępniły swój kalendarz osobie, która organizuje spotkanie. Można to zrobić zaznaczając udostępnione kalendarze – lista udostępnionych kalendarzy znajduje się, w lewym bocznym pasku. ASYSTENT PLANOWANIA posiada swoją dedykowaną zakładkę, w oknie nowego zadania.

W Outlooku istnieje możliwość stworzenia większej liczy planerów, w zależności od potrzeb. Istnieje też możliwość stworzenia wspólnego kalendarza dla konkretnej grupy np. dla osób pracujących w dziale marketingu. W tym celu należy stworzyć nową grupę, za  pomocą funkcji NOWA GRUPA, która znajduje się w sekcji GRUPY, a następnie wypełnić formularz oraz dodać członków. Grupa kontaktów umożliwia nie tylko wysyłanie wiadomości do tej samej grupy osób, ale również planowanie zadań czy organizowanie spotkań.

Udostępnienie kalendarza swoim współpracownikom to nic innego jak wysłanie innym osobom zaproszenia do wyświetlania swojego rozkładu dnia. Podczas udostępniania należy zaznaczyć zakres uprawnień, do wyboru dostępne są takie opcje jak możliwość wyświetlania zajętego czasu, możliwość wyświetlania szczegółów kalendarza czy  edycja jego treści. Funkcja UDOSTĘPNIJ znajduje się na wstążce w sekcji ZARZĄDZANIE KALENDARZEM, a możliwość ustawienia uprawnień znajduje się w okienku, w nowym okienku w zakładce UPRAWNIENIA.

Jeżeli zawartość kalendarza jest udostępniona, ale z jakiegoś powodu właściciel tego kalendarza nie chce udostępniać szczegółów konkretnego wydarzenia, to zawsze może oznaczyć takie zadanie jako osobiste, klikając w ikonkę PRYWATNE, która znajduje się na wstążce w sekcji TAGI – funkcja ta jest również dostępna po kliknięciu, w zadanie prawym przyciskiem myszy.

Należy pamiętać o tym, że różne kalendarze można nie tylko wyświetlać koło siebie, ale również je na siebie nakładać – wystarczy kliknąć na ikonkę strzałki, która znajduje na się na górze kalendarza, w ten sposób kalendarz zostanie wyświetlony w trybie nakładki.

Po więcej takich praktycznych porad zapraszamy na naszego firmowego bloga. A jeżeli szukasz kompleksowych szkoleń to kliknij tutaj, aby zapoznać się z naszą ofertą.