Power Automate + SharePoint - automatyczna wysyłka maili

Każdy, kto chociaż raz musiał wykonać wysyłkę do wielu adresatów widział jakie ograniczenia pojawiają się w automatyzacjach MS Office. W dawnych czasach mogliśmy próbować korzystać np. z korespondencji seryjnej czy też utworzyć sobie odpowiednie makro, które było w stanie utworzyć wiadomość i przesłać do konkretnej osoby/osób.

W dzisiejszych czasach te rozwiązania wydają się być jak para kociaków przy tygrysie. A jak ten tygrys ma na imię :)? Oczywiście Power Automate i jest składową pakietu Microsoft 365 (d. Office 365).

Rozważmy taki scenariusz – dostaliśmy listę osób, którym musimy wysłać informację o tym, że przysługuje im voucher do wykorzystania na szkolenia na stronie imperiumszkoleniowe.pl.
Mamy taką listę już przerzuconą do listy SharePoint:

Lista zawiera następujące kolumny:
Imię, Nazwisko, Kwota, DoKiedy oraz Mail.

Logika, która nam tutaj powinna przyświecać jest w uproszczeniu taka – wyślij maila do każdej osoby na liście informując ją o tym jaką kwotę vouchera ma do wykorzystania oraz do kiedy może ją wykorzystać.

Posiadając źródło danych w postaci listy SharePoint możemy zabrać się do wykonania odpowiedniej automatyzacji (przepływu).

Korzystamy w tym celu z witryny powerautomate.com (oczywiście musisz upewnić się, że masz do niej odpowiedni dostęp oraz licencję, która pozwala Ci z niej korzystać). Usługę Power Automate znajdziesz również w swoich kafelkach na portalu portal.office.com.

Po zalogowaniu się zobaczysz okno analogiczne do poniższego (być może widzisz już jakieś automatyzacje i przepływy tworzone przez siebie lub Tobie udostępnione). W oknie kliknij polecenie Nowy przepływ.

Zobaczysz rozwijaną listę z różnymi opcjami tworzenia nowego przepływu.

W naszym scenariuszu interesuje nas utworzenie przepływu, który będzie można każdorazowo wywołać przyciskiem. Dlatego jako opcję tworzenia nowego przepływu wybierzemy
Błyskawiczny przepływ w chmurze.

W kolejnym kroku kreatora musimy doprecyzować nazwę przepływu oraz sposób jego uruchomienia:

Przepływ nazwiemy roboczo „wysylka_voucher_mail” a jako sposób wyzwalania tego przepyłwu w Power Automate wybierzemy „Wyzwól przepływ ręcznie„.

Tak zdefiniowane parametry będą podstawą do dalszej pracy z przepływem w Power Automate – klikamy zatem przycisk Utwórz.

Zalążek przepływu będzie wyglądał następująco, gdzie możemy zobaczyć pierwszy element – „Wyzwól przepływ ręcznie„:

Pierwszym „prawdziwym”, mięsistym krokiem będzie podłączenie się do listy SharePoint, która przechowuje nasze dane i stanowi kręgosłup całego rozwiązania (przepływ jest tylko jednym z żeber).

! Oczywiście upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia do listy, z którą chcesz pracować.

Po kliknięciu w przycisk „+ Nowy krok” wyszukaj akcję Pobierz elementy (SharePoint). Znajdziesz ją w łatwy sposób po wpisaniu „sharepoint” w oknie wyszukiwania oznaczonym symbolem 1 na poniższym zrzucie.

Power Automate pokaże kolejny etap, pozwalając na uszczegółowienie parametrów akcji „Pobierz elementy (SharePoint)”:

W pierwszym polu „Adres witryny” wybierz z listy witrynę, która stanowi ojczyznę dla listy, w drugim zaś kroku wskaż konkretną listę z tejże witryny. W naszym przypadku lista ta ma nazwę „vouchers”.

Od tego momentu Power Automate na podorędziu będzie przetrzymywał wszystkie cechy tej listy oraz witryny. Oznacza to, że masz możliwość dostania się do dowolnego rekordu z listy (ze względu na specyfikę akcji Pobierz elementy) i wykorzystania go do budowy dalszego przepływu.

Kolejnym krokiem zatem naszej automatyzacji w Power Automate będzie utworzenie wiadomości o odpowiedniej treści i wysłanie jej każdorazowo do innej osoby (a konkretnie tej, której rekord jest w danym momencie przetwarzany). Wyobraź sobie, że akcja Pobierz elementy wykonuje się dla każdego rekordu (wiersza) z listy SharePoint. To tak jakby wpuścić mikro robota do tej listy i on szedłby od góry do dołu. Za każdym razem gdy przechodzi do kolejnego wiersza (rekordu) na liście – może wykonać zdefiniowane wcześniej czynności.

Dodajmy nowy krok do naszego przepływu. Tym razem interesuje nas wykonanie (dla każdego rekordu z listy) akcji: Wyślij wiadomość e-mail (V2).

Odnajdziesz ją po wpisaniu słowa kluczowego „mail” w powyższym oknie (oznaczone symbolem 1).

Zobaczysz następujące okno, w którym możesz zdefiniować szczegóły akcji:

To okno będzie stanowić najważniejszy z perspektywy odbiorcy wiadomości element (użytkownik odbierający maila ma w nosie czy my te dane pobraliśmy z SharePointa, OneDrive itd.). Istotne jest natomiast czy wiadomość jest spersonalizowana, ma poprawny voucher etc.

W pierwszej kolejności określmy adresata naszej wiadomości. Jest to nikt inny jak osoba będąca pierwszą osobą na liście sharepointowej, czyli w naszym wypadku:

Musimy zatem przekazać w polu „Do„, gdzie Power Automate podpowiada „Podaj adresy e-mail oddzielając je średnikami”) zawartość pola (kolumny) Mail z listy sharepointowej. Możemy więc odpowiednio parafrazując powiedzieć, że interesuje nas przekazanie tam dynamicznej zawartości.

Po kliknięciu w pole „Do” pojawi się przycisk Dodaj zawartość dynamiczną. Po jego kliknięciu będziemy mogli wskazać odpowiednie pole z rekordu z listy SharePoint. Całość zobrazowaliśmy poniższą animacją:

Uzupełnijmy pozostałą część akcji odpowiednimi polami. Zwróć uwagę w jak wielu miejscach odwołujemy się do isnitejących pól w rekordzie SharePoint dzięki czemu wysyłka ma charakter spersonalizowany.

Pola: Mail, Imie, Kwota, DoKiedy są tak de facto odniesieniami do kolumn z witryny SharePoint.

W naszym przepływie Power Automate chcemy jeszcze określić nadawcę naszej wiadomości. Jeśli mielibyśmy uprawnienia do wysyłki wiadomości w imieniu innej osoby lub np. skrzynki ogólnej typu „biuro@….” moglibyśmy wykorzystać konkretny adres. My wskażemy, że wiadomość ma zostać wysłana z maila osoby inicjującej przepływ.
Kliknijmy zatem przycisk „Pokaż opcje zaawansowane„.

Po kliknięciu w pole „Od (Wyślij jako)” możemy ponownie wskazać, że interesuje nas dodanie dynamicznej zawartości i tym razem wybieramy z grupy „Wyzwól przepływ ręcznie” opcję Adres e-mail użytkownika. Ten krok zapewni za każdym razem skorzystanie ze skrzynki mailowej osoby, która uruchomiła przepływ.

Zwróć uwagę że w tym oknie możesz ustawić wiele innych ciekawych parametrów jak np. dodanie dynamicznego załącznika czy też gdzie należy kierować odpowiedzi na tę wiadomość.

Po ustaleniu parametrów kliknij przycisk Zapisz. Po zapisaniu przepływu możesz go już uruchomić. Uruchomienie przepływu w Power Automate możesz zainicjować zaczynając od sekcji „Moje przepływy” lub wykorzystać również testowe uruchomienie przebiegu (co w naszym przypadku oznacza wysyłkę maili do wskazanej listy osób!).

Kliknijmy zatem przycisk Przetestuj:

W kolejnym oknie wskażmy, iż interesuje nas uruchomienie przepływu ręczne:

Power Automate musi zweryfikować czy masz odpowiednie uprawnienia. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem – zobaczysz zielone znaczniki wskazujące, na pomyślne sprawdzenie tego warunku.

Po wykonaniu testowego przebiegu przepływu Power Automate zobaczysz informację czy wszystko poszło zgodnie z planem oraz podstawowe statystyki mówiące o czasie wykonania poszczególnych składowych przepływu.

Końcowy odbiorca zobaczy zaś wiadomość w postaci:

Power Automate jest potężnym kombajnem do automatyzacji procesów w oparciu o ekosystem Microsoft 365. Jest dodatkowo elementem, który doskonale „rozmawia” z większością usług w Microsoft 365 a także posiada ogromną mnogość konektorów pozwalających na rozszerzenie standardowych możliwości już i tak potężnego silnika ze stajni Microsoft.

W perspektywie czasu należy spodziewać się bardzo dynamicznego rozwoju narzędzia i jego jeszcze większej obecności w przestrzeni automatyzacji dla użytkowników biznesowych.

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniami z tematyki automatyzacji oraz low-code sprawdź nasze poniższe szkolenia.