Jak ustawić edytowalną stopkę w Outlooku?

Zmiana nazwiska, numeru telefonu czy w końcu awans zawodowy, to tylko kilka przykładowych sytuacji, kiedy dane w stopce mailowej trzeba zmienić. Co więcej mimo tego, że stopka mailowa jest  bardzo popularnym źródłem danych kontaktowych, to nadal tylko część osób korzysta z tej formy podpisu. Ten problem dotyczy szczególnie osób pracujących w małych i średnich firmach, w których komunikacja wizualna nie jest usystematyzowana. Dlatego w poniższym artykule pokazujemy jak w prosty i szybki sposób ustawić stopkę, której dane zawsze będzie można zmienić.

Jeszcze kilka lat temu najczęstszym błędem jaki stosowali użytkownicy obsługując swoją pocztę to wstawianie obrazków w miejsce stopki mailowej. W dużej mierze wynikało to z braku wiedzy związanej z poprawną obsługą programów biurowych. Często wiązało się to z utrudnionym odczytaniem danych kontaktowych przez odbiorcę, nie mówiąc już o adresie mailowym, który trzeba było przepisać, aby wysłać odpowiednią korespondencję.

Stopkę mailową można stworzyć na kilka sposobów. Poniżej pokażemy Ci instrukcję, którą wdrożysz z poziomu nowej wiadomości. Ścieżka ta jest bardzo podobna dla wersji webowej jak i desktopowej.

Przejdź do nowej wiadomości poprzez kliknięcie NOWA WIADOMOŚĆ E-MAIL, opcja ta znajduje się po prawej stronie w głównej zakładce Outlooka.

Po przejściu do nowego okna w zakładce WIADOMOŚCI, w sekcji DOŁĄCZENIE znajduje się funkcja PODPIS, po rozwinięciu tej funkcji znajduję się lista stopek (o ile takie zostały wcześniej ustawione) oraz opcja PODPISY – to tutaj należy ustawić wszystkie parametry.

W celu zaprojektowania nowej stopki należy kliknąć w przycisk NOWY, nadać odpowiednią nazwę oraz przejść do części EDYCJI POPDISU, która w przypadku nowej kreacji jest pustym polem.

To właśnie tutaj wpisujemy istotne dane kontaktowe, takie jak adres mailowy i numer telefonu. Jeżeli chodzi o możliwość kreacji oraz podlinkowanie strony internetowej, to większe możliwości znajdziemy logując się na swoją pocztę za pomocą przeglądarki.

Mamy tutaj dostęp do wspominanego wcześniej podlinkowania, ale również do zmiany stylu czcionki, wypunktowania oraz podkreślenie ważnych informacji.

Co zrobić w sytuacji kiedy jesteś nowym pracownikiem i jednym z Twoich pierwszych zadaniem jest ustawienie stopki mailowej?

Nie ma sensu wymyślać koła na nowo i poświęcać zbyt dużo czasu na dostosowanie podpisu do już istniejących standardów. Jeżeli nie masz dostępu do firmowego szablonu po prostu skopiuj stopkę z wiadomości innej osoby z działu, wklej ją do pola EDYTUJ PODPIS, zmień dane i…gotowe.

W tym miejscu dodamy jeszcze, że jeżeli korzystasz z Outlooka również w wersji webowej to musisz stworzyć podpisy w obu wersjach programu.

Jeżeli z poczty elektronicznej korzystasz tylko i wyłącznie na komputerze, a chcesz nazwę swojego stanowiska lub adres napisać w kolorach swojej marki to wystarczy, że kolory i wielkość tekstu ustawisz w Wordzie, a następnie skopiujesz i wkleisz je w miejsce EDYTUJ PODPIS.

Podpis służbowy to miejsce do umieszczania danych kontaktowych, ale warto ten sposób komunikacji wykorzystać do propagowania firmowych wartości np. przestrzeganie innych przed bezmyślnym drukowaniem korespondencji służbowej lub promocji ważnych firmowych wydarzeń.

Odpowiednie ustawienie stopki to prosta choć bardzo ważna umiejętność, wpływa na naszą technologiczną sprawczość, a jak powszechnie wiadomo czasami lepiej jest cos zrobić samodzielnie niż czekać aż zrobi to dla nas ktoś inny.

Przy okazji zapraszamy Cię do zapoznania się z artykułem Jak opóźnić wysyłanie wiadomości w Outlooku? Ten sposób przyda się wszystkim tym, którzy na przykład lubią pracować w późnych godzinach nocnych ale takie zachowanie nie jest pochwalane przez ich przełożonych.